- Flere chefer har måske møder ryg til ryg hele dagen. Hvis hvert møde så bliver et par minutter forsinket, så er der mange medarbejdere, der bare sidder og venter og venter, lyder det fra Emilie Burchard og Christina Christensen.
Foto: Tom Ingvardsen

Både Christina Christensen og Emilie Burchard har været i praktik i kommuner, hvor de oplevede et højt arbejdspres og et manglende fokus på feedback. Derfor fik de lyst til at se på, hvordan dette kunne forbedres.

- Hele arbejdspresset bliver simpelthen skævvredet, hvis man ikke dyrker en god feedback- og mødekultur, forklarer Christina Christensen. Derfor besluttede hun sammen med sin medstuderende Emilie Burchard at undersøge, hvordan det står til i landets kommuner.

De fik både lov at undersøge et sekretariat i en kommune, men lavede derudover en spørgeskemaundersøgelse, som de sendte ud til alle landets kommuner. Og da de fik knap 800 svar tilbage, blev de tydeligt bekræftet i, at det var et emne, der lå medarbejderne meget på sinde, og som berører rigtig mange. Omkring 100 respondenter havde endda skrevet uddybende kommentarer.

- Det giver jo en meget god indikation af, at arbejdspresset virkelig er meget højt i det offentlige, fortæller Emilie Burchard.

TRAVLHED SPÆNDER BEN

I begge undersøgelser nåede Christina Christensen og Emilie Burchard frem til, at hvis medarbejderne ikke får ordentlig feedback eller feedforward, altså instruktion, så er risikoen for, at opgaverne bliver udført forkert, eller på en anden måde end lederen havde tiltænkt, ret stor.

- Inden vi gik i gang med opgaven, havde vi ikke tænkt, at feedback og mødekultur egentlig hang specielt meget sammen. Men det viste det sig hurtigt at gøre – og det hele bliver igen kogt ned til arbejdspresset. Når der er travlt, bliver feedforward og feedback nedprioriteret. Der er ikke tid til de store forklaringer – du får en opgave, og så må du selv finde ud af, hvordan du vil løse den, fortæller Christina Christensen og forklarer, at det netop er, når der er travlt, at en dårlig mødekultur får betydning for arbejdspresset.

- Flere chefer har måske møder ryg til ryg hele dagen. Hvis hvert møde så bliver et par minutter forsinket, så er der mange medarbejdere, der bare sidder og venter og venter. Det skaber en dominoeffekt, der gør, at det hele rykker sig. Og så bliver kulturen, at det er okay lige at hente en kop kaffe, selvom mødet egentlig er startet, lyder det fra Christina Christensen.

De to var også overraskede over, at de i den sidste spørgeskemaundersøgelse fik mange svar, hvor medarbejdere beskrev, at der ofte blev forventet kvantitet fremfor kvalitet fra deres leder.

- Det har en negativ indvirken på arbejdsglæden, hvis man ikke føler, at der er ressourcer til, at man som medarbejder kan levere et stykke arbejde af en vis kvalitet, siger Emilie Burchard og understreger, at der er mange problemstillinger, som i sidste ende peger tilbage på feedback-kulturen.

Christina og Emilies gode råd til en bedre feedbackkultur

■ Feedback skal være individuelt, og der skal fokus på det
■ Det handler ikke kun om ros, men om hvad man kan gøre bedre næste gang
■ Spørg ind til opgaven, så den bliver løst rigtigt første gang
■ Det er vigtigt, at feedback er fremadrettet og rettet mod adfærd, så modtager har mulighed for at handle. Man giver på den måde modtageren mulighed for selv at benytte den givne information på egne præmisser til videre forløb.

FEEDBACK GIVER ARBEJDSGLÆDE

Christina Christensen og Emilie Burchard har gentagende gange måtte uddybe feedback-delen, fordi deres oplevelse var, at mange forbinder feedback med et klap på skulderen. Men i virkeligheden er det en stor ”pakke”, med feedforward inden man går i gang med opgaven, og konstruktiv feedback efterfølgende, hvor man kan få bud på, hvordan man kan løse opgaven endnu bedre til næste gang.

Konklusionen på opgaven blev, at det er vigtigt for arbejdsglæden, at man har en udbytterig feedbackkultur, at arbejdspresset skal reduceres, og at man skal forsøge at optimere sin mødekultur.

- Helt konkret skal man som organisation være opmærksom på, at både ledere og medarbejdere skal komme til tiden. Og så kan man også overveje, hvor mange der skal med til et møde. Hvem er de allervigtigste, og hvem kan få et referat?, spørger Christina Christensen retorisk og fortsætter:

- Med feedbacken skal man sikre sig, at den er konstruktiv og ikke angribende. Og for at nedbringe arbejdspresset skal man have en god struktur, måske holde et kort morgenmøde hver morgen, hvor dagens opgaver bliver prioriteret. Måske kunne man i nogle afdelinger arbejde med en standardmail, man bruger som skabelon til nye opgaver. Den kunne indeholde en kort instruktion til opgaven, forventninger og deadline. Det tager måske lige fem minutter ekstra, men det kan være godt givet ud.

Fra undersøgelsen

Mødekultur:
■ Halvdelen af de adspurgte oplever, at møder ikke starter til tiden.
■ Halvdelen af de adspurgte oplever, at møder går over tiden.
Feedbackkultur:
■ Hver tredje oplever, at de får for lidt konstruktiv kritik, der kan benyttes til fremtidig opgaveløsning.
■ Hver tredje oplever, at de får for lidt konstruktiv ros, som kan benyttes til fremtidig opgaveløsning.

Kilde: Christina Christiansen og Emilie Burchards undersøgelse blandt danske kommuner.