Susanne Rehn (t.v.), Cecilie Skovgaard og resten af teamet i intern revision, har på baggrund af sagen anbefalet en bred palette af tiltag i hele organisationen.

Det var på mange måder en kæmpe sag for controller Cecilie Skovgaard, da det viste sig, at der i forvaltningen Center for Dagtilbud og Skole i Næstved Kommune havde udviklet sig en uheldig kultur i forhold til den måde, som man brugte penge på – en måde som nemlig ikke handlede om egentlige kerneopgaver for kommune og forvaltning.

- Vi var to controllere i teamet, som brugte stort set al arbejdstid i flere måneder på at dykke ned i sagen og undersøge et stort antal posteringer, fakturaer og adfærd, fortæller Cecilie Skovgaard.

Sammen med sin teamleder Susanne Rehn har hun sagt ja til at fortælle om en noget overset funktion i den kommunale administration – nemlig intern revision.

Afsættet for interviewet er naturligt nok den aktuelle sag, men primært fordi den understreger intern revisions betydning og kan vise, hvordan revisionen arbejder, når den får nys om for eksempel mangler i bogføringen og stort konsulentforbrug samt gaver og kuvertpriser i overkanten af det acceptable.

- Det startede egentlig med, at vi lavede en generel revision af brugen af Mastercard. Den viste en række uhensigtsmæssigheder. Derfor lavede vi en udvidet stikprøvekontrol, som gav os nye undringer omkring praksis. Så derfor blev det besluttet at lave intern revision på hele forvaltningen, forklarer Susanne Rehn.

HÅNDHOLDT KONTROL

Den kæmpe opgave gik Cecilie Skovgaard og hendes kolleger så i gang med. Om ikke i døgndrift så absolut på fuld tid, hvor de gennemgik de hundredvis af posteringer. Opgaven er 100 procent håndholdt, for der er kun én metode – og det er den hårde.

- Ja, vi sad simpelthen og screenede posteringer og bilag i flere måneder, husker Cecilie Skovgaard og fortæller, at et enkelt udtræk på for eksempel en skole eller en institution kunne bestå af 19.000 posteringslinjer.

 

Har vi ikke beskrevet nogle klare rammer, er der risiko for, at der udvikler sig fri leg i forhold til, hvad der er acceptable beløbsgrænser.
- Susanne Rehn, teamleder i Næstved Kommunes interne revision.

 

Selve screeningen tager måske en dag eller to, men så kommer hele kontroldelen. Arbejdsgangen er groft sagt den, at hvis en postering vækker undring, så går Cecilie Skovgaard ind og tjekker fakturaer og bilag. Og det kan være at kontrollere, om de er konteret korrekt, om leverandørinformationer er korrekte, og om der er angivet formål, deltagere eller anden tekst om begrundelse for udgiften – det kan for eksempel handle om forplejning og udgifter til en temadag.

Hvis der er mangler eller usikkerhed, sender Cecilie Skovgaard posteringen samt en række spørgsmål til den pågældende leder, som så skal gøre rede for udgiften. De indkomne svar vurderes dernæst af controlleren og indgår i det notat som for eksempel skolelederen får tilsendt.

Hovedkonklusioner fra de endelige notater indgår i en samlet rapport til Økonomiudvalget. Det talmæssige resultat af revisionen af Center for Dagtilbud og Skole blev, at der ud af i alt 200.000 bilag/posteringer blev udvalgt 3.800 til ekstra gennemgang – og heraf blev der fundet 55 kritiske forhold.

RAMMER OG REGLER SKAL VÆRE TYDELIGERE

Den interne revisions fund handler både om brud på konkrete regler og regulativer og om uhensigtsmæssig adfærd. På den baggrund har Susanne Rehn og hendes team anbefalet en bred palette af tiltag i hele organisationen.

- Erfaringen er nok, at hvis vi ikke har beskrevet nogle klare rammer, så er der risiko for, at der udvikler sig fri leg i forhold til, hvad der er acceptable beløbsgrænser:

- Et eksempel er med gaver, hvor vi kun har beskrevet Skats regler, men ikke hvad der er acceptabelt i kommunen. Vi kommer til at definere tydeligere rammer på en række felter, forudser Susanne Rehn.

De mere præcise rammer og retningslinjer kommer både som en vejledning og i en pixi-udgave til for eksempel ledere. Samtidig bliver de interne kurser boostet.

- Vi overvejer faktisk at gøre nogle af kurserne obligatoriske for de medarbejdere, der sidder med for eksempel bogføring. Vi skal fremover være sikre på, at alle relevante medarbejdere blandt andet kender vores regler for gaver, hvordan og hvornår man indhenter tilbud, samt at de kender kommunens kasse- og regnskabsregulativ, forklarer Susanne Rehn.

NÅR KOLLEGER UDSTILLES I MEDIERNE

Som nævnt i starten, har sagen også gjort et stort indtryk på Cecilie Skovgaard på det mere personlige plan.

- Det er første gang, at noget af mit arbejde er endt i medierne. Så sagen har fået mig til at tænke mere over min rolle som controller og de følelser, som sagen har vakt hos mig, siger hun. For Cecilie Skovgaard er der tale om ambivalente følelser. Dels har hun blot gjort sit arbejde og gjort det meget grundigt, men samtidig kan hun jo se, hvordan det arbejde får hendes arbejdsplads – og kolleger – udstillet i medierne.

- Det har for eksempel været svært og frustrerende at læse de mange kommentarer til artiklerne, især når der har været fejlagtige påstande og misforståelser i dem. Men vi har været gode til at snakke med hinanden i teamet om at være i den rolle. Og jeg har lært rigtig meget af det.

 

råd og anbefalinger

til intern kontrol, økonomimedarbejdere og ledere

■ Den interne revision kan være en hjælpende hånd til at få optimeret og sikret procedurer.
■ Etablér et vedvarende fokus på, at medarbejdere i organisationen er ajour med de gældende rammer og regler.
■ Vær nysgerrig og søg viden, hvis du som medarbejder eller leder er i tvivl om regler, praksis og kultur.
■ Som leder bør du interessere dig for den administratives arbejdsgange og rutiner - og løbende have dialog om kultur og adfærd i din organisation.
■ Den administrative medarbejder skal turde stille spørgsmål, undre sig og efterspørge relevante oplysninger.