Er du en af de tillidsrepræsentanter, som gerne vil dele gaver til dine HK-medlemmer ud på arbejdspladsen ved juletid, kan du godt finde papir og bånd frem.
Tidligere var der bekymring for, om uddeling af gaver til medlemmer af HK var en overtrædelse af GDPR-reglerne. Da medlemskab af en faglig organisation er en personfølsom oplysning, og det derfor bliver tydeligt for alle, hvem der er medlem, når gaverne deles ud på arbejdspladsen.
HK’s juridiske afdelings fortolkning af lovgivningen er, at uddeling af julegaver på arbejdspladsen ikke kan sidestilles med elektronisk behandling af personoplysninger. En vigtig forudsætning er dog, at tillidsrepræsentanten kender sine medlemmer og ikke trækker en elektronisk liste med deres navne.
Persondatareglerne gælder kun for elektronisk behandling af personoplysninger. Derfor vurderer vores juridiske afdeling, at uddeling af julegaver, som jo foregår fysisk uden brug af elektroniske oplysninger, ikke er omfattet af reglerne.
Inden du smider gavesækken over skulderen, er der 4 forhold, du skal være opmærksom på:
- Du må ikke printe en medlemsliste for at kunne dele gaverne ud, ellers er du inde i GDPR-reglerne og skal have samtykke.
- Hvis du sætter kort på gaverne, så lad være med at printe kort med navne på. Skriv navnene på de printede kort efterfølgende, eller print kortene med en formulering a la ”Kære kollega” eller ”Kære medlem”.
- Har du en kollega, som ikke ønsker at få en gave stillet på sit bord eller lignende, så skal du naturligvis respektere det.
- Skal du sende julegaver hjem til kolleger, der fraværende fra arbejdspladsen? Husk, at du, straks efter, at kollegerne har modtaget deres gaver, skal orientere om, at du har brugt deres postadresser. Adresser er nemlig personoplysninger.
Tilbage er kun at ønske dig og dine kollegerne en rigtig god julemåned og højtid.