Illustration: Lars Pryds

Den folkelige betegnelse i medierne er typisk ordet ”snagen”, men med forvaltningsmæssige briller dækker det over, at en medarbejder aktivt har tilgået oplysninger uden at have en saglig grund til det.

HK Kommunal har det seneste år fået en del sager om medlemmer, der har overtrådt især persondataretten ved at lave opslag i systemer, hvor hovedformålet har været af personlig interesse.

- Jeg må tilstå, at jeg er overrasket over ikke bare antallet af sager men også substansen i dem. For i en stor del af sagerne er det svært at se formildende omstændigheder, og vi kan godt forstå, hvorfor arbejdsgivere i nogle tilfælde bliver nødt til at reagere så markant, som de gør. For dybest set handler det om, at tilliden mellem myndighed og borger bliver udhulet hver gang, vi ser sådan en sag.

Sådan lyder det fra Henrik Gammelholm, leder af faglig afdeling i HK Kommunal, der derfor har taget initiativ til at sætte fokus på problematikken.

- Vi hører jo fra flere, at det er en meget brugt praksis i en hektisk hverdag, at man lige hjælper hinanden med opslag i systemer. Men det er en gråzone og kan være problematisk, fortsætter Henrik Gammelholm.

Relevant for opgaven

Pointen er, at hvis man i et team løser samme type opgaver med samme type fagsystemer, registre mv., burde det ikke giver problemer, men organiseringen må dog heller ikke blive så flydende, at alle medarbejdere nærmest har adgang til alt.

Det forvaltningsretlige udgangspunkt er, at der enten skal være samtykke eller lovhjemmel til at tilgå borgeres oplysninger.

Dernæst skal der for den enkelte medarbejder være en saglig grund til at søge oplysningen. Firkantet sagt skal et opslag i en borgers oplysninger således være relevant for den konkrete opgave. At man arbejder helhedsorienteret, kan heller ikke bruges som hjemmel til at afsøge alle mulige oplysninger om en person.

 

RÅD, REGLER OG ANBEFALINGER

  • Sæt dig ind i reglerne om gdpr, og hvad man må slå op i systemerne.
  • Husk, at der enten skal være lovhjemmel bag datasøgning/opslag eller givet samtykke. Der skal også være en saglig grund til at slå op i et system. F.eks. som led i den konkrete opgaveløsning.
  • Hvis det er kutyme i teamet/afdelingen, at man beder hinanden om hjælp, f.eks. til at lave opslag i diverse systemer, så vær sikker på, at den praksis er accepteret af en leder.
  • Myndigheden og den dataansvarlige har ansvaret for, at systemadgange administreres restriktivt, og at ansatte kender reglerne.
  • Tænk dig godt om, hvis en kollega beder dig hjælpe med at slå op i et system.
  • Hvis en chef beder dig om at lave et opslag, så få det på mail – til evt. dokumentation.
  • Hvis du beder andre om at lave opslag, skal du være opmærksom på, at du risikerer at bringe dem i problemer.
  • Sikr at nyansatte i forvaltningen får relevant viden – især hvis der er tale om vikarer, seniorjobbere eller nybegyndere.

Læs mere i guiden: Hvad må du slå op om en borger i systemerne?

Fyringer, politianmeldelser og bortvisninger

Konsekvenserne af at slå uberettiget op i systemerne kan være alvorlige, som det fremgår af eksemplerne herunder:

Tjenstlig samtale 
En betroet mandlig medarbejder, der har været ansat i kommunen det meste af sit liv, blev indkaldt til tjenst­lig samtale. Han havde personligt en sag kørende i kommunen om hegnssyn med en nabo. Derfor slog han op i systemet for at se, om der var kommet svar i sagen. 
Advarsel for at hjælpe barnebarn 
En medarbejder skulle oprette en konto i en bank til sit barnebarn. Derfor lavede hun et opslag i cpr-registret for at finde sønnens husstand og derigennem finde cpr-nummer på barnebarnet.
Et sådant opslag registreres som et opslag på alle fire i husstanden, og er derfor også en overtrædelse af gdpr-reglerne – ud over at der næppe kan siges at være en arbejdsmæssig saglig grund til opslaget. Medarbejderen fik en advarsel.   
Afskediget for at søge adresser 
En mandlig medarbejder skulle sende invitationer ud til et arrangement i sin lokale idrætsklub. For at finde adresserne på flere deltagere, lavede han en søgning i cpr-registret/folkeregistret. Selv om der kun var tale om adresser på få personer, blev det logget som langt over 100 opslag, fordi hver person i en husstand tæller med. Der er indledt en afskedigelses­sag. 
Bortvist efter sag om nøglekort 
En ansat i borgerservice i en fynsk kommune er blevet bortvist efter at have medvirket til, at et nært familiemedlem kunne få et nøglekort til NemID uden fysisk tilstedeværelse. Vedkommende havde i første omgang bedt en kollega om at gøre det, men blev afvist. Herefter blev en elev adspurgt, som følte sig presset til at udføre opgaven. Arbejdsgiver mener, at der er tale om forsøg på identitetstyveri og en grov misligholdelse af ansættelsesforholdet. 
Søgte oplysninger om beboere 
En ansat blev indkaldt til tjenstlig samtale, fordi han uberettiget havde lavet et opslag i cpr-registret, som ikke var arbejdsrelateret. Formodningen var, at han havde en intention om at bruge oplysningerne i forbindelse med køb af en bolig. Ligesom vedkommende også havde søgt oplysninger på beboere tæt på egen adresse. Kommunen overvejer desuden politianmeldelse. 
Ansat blev politianmeldt 
En ansat i en sjællandsk kommune har slået adskillige kolleger og chefer fra kommunen op i flere registre samt søgt oplysninger om et kendis-par. Og I mange tilfælde er der søgt på familieforhold, tidligere civilstand osv. Den ansatte er blevet politianmeldt. 
Ændrede oplysninger om familiemedlem 
En medarbejder havde slået op og ændret oplysninger af væsentlig karakter i et familiemedlems sag hos kommunen således, at forsørgelsesgrundlaget ikke blev ændret. 

FAGLIG  TIL DAGLIG

Faglig til daglig er en artikelserie, hvor du får nyttig og brugbar viden om administration, forvaltning, digitalisering og sagsbehandling. Så er du sikker på, at du er up to date med regler og tendenser i den offentlige forvaltning. Har du idéer til emner vi kan tage op, så skriv til journalist Mogens Jepsen på mogens.jepsen@hk.dk.

Vær med på facebook