Illustration: Lars Pryds
Den folkelige betegnelse i medierne er typisk ordet ”snagen”, men med forvaltningsmæssige briller dækker det over, at en medarbejder aktivt har tilgået oplysninger uden at have en saglig grund til det.
HK Kommunal har det seneste år fået en del sager om medlemmer, der har overtrådt især persondataretten ved at lave opslag i systemer, hvor hovedformålet har været af personlig interesse.
- Jeg må tilstå, at jeg er overrasket over ikke bare antallet af sager men også substansen i dem. For i en stor del af sagerne er det svært at se formildende omstændigheder, og vi kan godt forstå, hvorfor arbejdsgivere i nogle tilfælde bliver nødt til at reagere så markant, som de gør. For dybest set handler det om, at tilliden mellem myndighed og borger bliver udhulet hver gang, vi ser sådan en sag.
Sådan lyder det fra Henrik Gammelholm, leder af faglig afdeling i HK Kommunal, der derfor har taget initiativ til at sætte fokus på problematikken.
- Vi hører jo fra flere, at det er en meget brugt praksis i en hektisk hverdag, at man lige hjælper hinanden med opslag i systemer. Men det er en gråzone og kan være problematisk, fortsætter Henrik Gammelholm.
Relevant for opgaven
Pointen er, at hvis man i et team løser samme type opgaver med samme type fagsystemer, registre mv., burde det ikke giver problemer, men organiseringen må dog heller ikke blive så flydende, at alle medarbejdere nærmest har adgang til alt.
Det forvaltningsretlige udgangspunkt er, at der enten skal være samtykke eller lovhjemmel til at tilgå borgeres oplysninger.
Dernæst skal der for den enkelte medarbejder være en saglig grund til at søge oplysningen. Firkantet sagt skal et opslag i en borgers oplysninger således være relevant for den konkrete opgave. At man arbejder helhedsorienteret, kan heller ikke bruges som hjemmel til at afsøge alle mulige oplysninger om en person.
RÅD, REGLER OG ANBEFALINGER
- Sæt dig ind i reglerne om gdpr, og hvad man må slå op i systemerne.
- Husk, at der enten skal være lovhjemmel bag datasøgning/opslag eller givet samtykke. Der skal også være en saglig grund til at slå op i et system. F.eks. som led i den konkrete opgaveløsning.
- Hvis det er kutyme i teamet/afdelingen, at man beder hinanden om hjælp, f.eks. til at lave opslag i diverse systemer, så vær sikker på, at den praksis er accepteret af en leder.
- Myndigheden og den dataansvarlige har ansvaret for, at systemadgange administreres restriktivt, og at ansatte kender reglerne.
- Tænk dig godt om, hvis en kollega beder dig hjælpe med at slå op i et system.
- Hvis en chef beder dig om at lave et opslag, så få det på mail – til evt. dokumentation.
- Hvis du beder andre om at lave opslag, skal du være opmærksom på, at du risikerer at bringe dem i problemer.
- Sikr at nyansatte i forvaltningen får relevant viden – især hvis der er tale om vikarer, seniorjobbere eller nybegyndere.
Læs mere i guiden: Hvad må du slå op om en borger i systemerne?
Fyringer, politianmeldelser og bortvisninger
Konsekvenserne af at slå uberettiget op i systemerne kan være alvorlige, som det fremgår af eksemplerne herunder:
- Tjenstlig samtale
- Advarsel for at hjælpe barnebarn
- Afskediget for at søge adresser
- Bortvist efter sag om nøglekort
- Søgte oplysninger om beboere
- Ansat blev politianmeldt
- Ændrede oplysninger om familiemedlem
FAGLIG TIL DAGLIG
Faglig til daglig er en artikelserie, hvor du får nyttig og brugbar viden om administration, forvaltning, digitalisering og sagsbehandling. Så er du sikker på, at du er up to date med regler og tendenser i den offentlige forvaltning. Har du idéer til emner vi kan tage op, så skriv til journalist Mogens Jepsen på mogens.jepsen@hk.dk.
Vær med på facebook