Helene Spliid, lektor på CPH Business Academy.
Du har sikkert oplevet det. At få præsenteret et færdigt projekt, som en projektgruppe i en lille lukket kreds har bygget på i længere tid. Det ser godt ud på papiret, for alle skemaer og planer er udfyldt korrekt, og for en gangs skyld er budgettet og tidsplanen måske også overholdt. Projektgruppen har bare glemt et par vigtige detaljer. At tage dem med på råd, som skal drifte det færdige projekt - og at tage højde for, at verden omkring dem har forandret sig, imens de har arbejdet på projektet. Ifølge lektor Helene Spliid, der til dagligt underviser i ledelse på Copenhagen Business Academy, er det klassiske fejl i meget projektarbejde.
- Der er en tendens til, at projekter ofte bliver alt for indadvendte. Projektgruppen går ned i kælderen og kommer først op, når de har udviklet noget. Når de så kommer tilbage, sidder alle andre og tænker, hvor de mon har været henne, og at de ikke har opdaget, at verden har flyttet sig i mellemtiden.
Helene Spliid mener, vi skal gøre op med den traditionelle tilgang til projektarbejde, som i hendes optik er firkantet og ikke tager højde for, at verden forandrer sig med langt større hast end tidligere.
- Mange af de certificeringer, vi bruger til projektledelse, er bygget til en verden, hvor man kan kontrollere alting. Men sådan ser verden bare ikke ud i dag. Vi bliver påvirket alle steder fra, og vi kan ikke isolere os, som vi tidligere har kunnet, siger Helene Spliid, som du kan møde til HK Privats webinarer om projektarbejde i marts.
- Vi skal derfor droppe tanken om at kunne kontrollere alting ved hjælp af et regneark og i stedet bruge kræfterne på at kigge udad, inddrage brugerne og sikre, at der er en organisation til at modtage projektet, når det er færdigt, fortsætter hun.
En overset ressource
Ved at løfte blikket fra de interne processer åbner der sig nye muligheder for at tilpasse sig forandringerne udefra og inddrage slutbrugerne i selve projektarbejdet. Og det er, ifølge Helene Spliid, nødvendigt, hvis man skal lykkes.
- Nogle projekter bliver aldrig levedygtige, fordi dem, der sidder med fingrene i arbejdet til dagligt ikke forstår resultatet af projektarbejdet. Det er jo ofte HK’ere, der sidder med driftsopgaver og dermed også dem, der bliver berørt. Jeg oplever, at mange måske ikke kan se sig selv sidde for bordenden i et projekt, og nogle også bliver usikre på, hvad deres rolle i et projekt er. Men det er vigtigt, at de er med fra start, så man ikke står, tre måneder efter et projekt er afsluttet og finder ud af, at det ikke fungerer i dagligdagen.
Skær det overflødige fra
Gennem sin karriere har Helene Spliid arbejdet med projekter i både store og små virksomheder. Og her har hun prøvet alt fra store velstrukturerede projekter til det rene kaos. Hendes erfaring er, at vejen til et vellykket projekt ikke altid er den lige vej, og det at følge planen ikke nødvendigvis er et succeskriterie i sig selv.
- Et projekt er ikke nødvendigvis dårligt, bare fordi du ikke har en forkromet plan. Du skal selvfølgelig gøre brug af strukturer, skemaer og processer i dit projektarbejde - de kan hjælpe dig med at gøre projektet mindre komplekst - men vær åben for at tilføje en ekstra kolonne i din risikoanalyse eller at droppe nogle kolonner i dit skema, siger Helene Spliid og fortsætter:
- Du skal kun bruge de redskaber, der giver mening for projektet. Afvej, hvad der giver mening, om det så er at udfylde bunkevis af dokumenter, eller om du blot kan nøjes med tre post-its på en væg.
Flere projekter i fremtiden
Særligt fordi verden forandrer sig med stor hast, ser Helene Spliid et øget behov for at arbejde projektorienteret. Faktisk har det aldrig været mere aktuelt end nu.
- Fordi verden er kompleks, og der konstant ruller nye begivenheder ind over os, som påvirker vores arbejdsliv, bliver vi nødt til at tænke projektorienteret, da det er måden, vi kan arbejde med forandringer på. I fremtiden vil vores arbejde derfor komme til at køre mere og mere som projekter, for at vi kan tage højde for de forandringer, der sker omkring os, siger hun.
Mange skoler inden for projektledelse