Folketingets ombudsmand, Niels Fenger. Foto: Jasper Carlberg/Ombudsmanden.dk
Vejledning er godt – og myndigheder har en pligt til at vejlede borgere, men det må ikke kunne misforstås til at være et tilsagn eller afgørelse. Det er pointen i en udtalelse fra Ombudsmanden om vejledningsforpligtigelsen.
En borger klagede til ombudsmanden over, at Vordingborg Kommune havde nedlagt et forbud mod, at han kunne opføre en kvist på sit hus. Borgeren mente nemlig, at en sagsbehandler i kommunen under en telefonsamtale tidligere i forløbet havde givet ham et bindende tilsagn om, at han kunne få en byggetilladelse til kvisten. Sagsbehandleren havde under samtalen oplyst bl.a., at den ansøgte kvist umiddelbart kunne godkendes i sagsbehandlerens afdeling, hvis borgeren tilrettede sin ansøgning på en nærmere bestemt måde.
Vejled gerne konkret, men vær tydelig
Ombudsmanden kunne ikke kritisere kommunens vurdering af, at der ikke under vejledningssamtalen blev givet husejeren et bindende tilsagn om byggetilladelse til kvisten. Han kunne derfor heller ikke kritisere kommunens forbud mod kvisten. Men sagen illustrerer, at det er vigtigt, at myndigheder er opmærksomme på at sikre, at deres vejledning bliver givet på en måde, så borgerne ikke fejlagtigt opfatter myndighedens udtalelser som afgørelser eller et bindende tilsagn, som de kan støtte ret på.
- Myndighederne skal vejlede borgerne, og de må i den forbindelse gerne vejlede om konkrete forhold eller dispositioner – det kan jo ofte være den bedste vejledning. Men det er vigtigt, at deres vejledning kun fremtræder som dét, den er – nemlig vejledning. Og at de derfor formulerer sig på en måde, der gør, at borgerne ikke misforstår rækkevidden af deres udtalelser, siger ombudsmand Niels Fenger.
Kommunalbladet har tidligere skrevet om netop vejledningsforpligtigelsen. Læs den her: Kan du din vejledningsforpligtelse?
3 råd om vejledningsforpligtelsen
- Vejledning kan både foregå skriftlig og mundtlig og i sidstnævnte tilfælde bør der laves et notat til journalen. Det behøver ikke være den eksplicitte formulering af vejledningen, men fx en henvisning til den paragraf eller regel man har vejledt om. Det gælder også ved videresendelse. Formuleringer som ”har vejledt i relevant omfang” duer ikke.
- Medarbejdere bør så vidt muligt have viden om, hvilke ansvarsområder der ligger i myndigheden. Og også gerne hvad tilstødende og relevante instanser har af opgaver.
- Arbejdsgiveren bør overveje struktur og organisering, så videresendelse internt i myndigheden sker lettest muligt for borgeren. Jo mere specialiseret en organisering man har desto mere nødvendig er en sådan bevidsthed.
Kilde: Christian Ougaard, specialkonsulent hos Ombudsmanden