De danske folkeskoler har en notat- og journaliseringspligt i følge reglerne om "god forvaltningsskik". Foto: Tom Ingvardsen

Efter en sag i Ry, hvor fire drenge blev dømt for at sætte ild til en anden elev, har Ombudsmanden sat fokus på notat- og journaliseringspligt på skoler og andre institutioner. Problemet i Ry-sagen var, at skolen og kommunen ikke kunne dokumentere deres bekymringer, kommunikation og indsats.

Men sagen er, at der er stor usikkerhed hos skolesekretærer og personale, hvad decentrale institutioner er forpligtiget til ifølge forvaltningsretten.

Kommunalbladet er dykket ned i regler og praksis og forsøger her at give et svar – ikke mindst til de mange skolesekretærer, der har efterspurgt retningslinjer for, hvordan de skal forholde sig.

Ja, skoler har notat- og journaliseringspligt

Helt centralt står spørgsmålet om decentrale institutioner som skoler, børnehaver, plejehjem o.l. har notat- og journaliseringspligt – for som flere skolesekretærer har bidt mærke i, så står der i Ombudsmandens myndighedsguide om journalisering, at denne pligt IKKE gælder for decentrale institutioner.

Isoleret set er det rigtigt, men som jurist hos ombudsmanden Susanne Veiga understreger over for Kommunalbladet, så betyder det alligevel, at skoler m.v. de facto har en notat- og journaliseringspligt – det følger bare reglerne om ”god forvaltningsskik”.

-  Også selv om det ikke er en afgørelsessag. Hvis fx skolen foretager et væsentligt sagsekspeditionsskridt, som ikke i øvrigt fremgår af andre dokumenter, bør skolen tage notat om dette sagsekspeditionsskridt – også selv om der ikke er aktuelle overvejelser om at træffe en konkret afgørelse. Det kan fx være et møde om en elevs bekymrende/uacceptable adfærd.

Lav notat for en sikkerheds skyld

Susanne Veiga pointerer desuden, at fx skolen bør notere visse oplysninger – blandt andet for at sikre bevis og undgå tvivl om, hvad der er gjort og sagt i en sag, fx hvis en skole, en lærer e.l. modtager oplysninger fra anden part om fx konflikter blandt elever, så bør det noteres.

Et andet centralt spørgsmål er så, om notater skal gemmes i Aula eller kommunens ESDH-system.

Her bliver det mere tricky.

Sikkerhedsmæssigt siger både Kombit og Datatilsynet, at Aulas ”sikre filer” for så vidt er sikre nok og kan i princippet indeholde personfølsomme oplysninger og notater om uheldig adfærd e.l.

Mellem Aula og ESDH

Problemet opstår i forhold til to spørgsmål – nemlig 1) hvem sikrer, at notater overføres til ESDH-system, når en elev forlader skolen, og man vil sikre, at afgørende notater og observationer bliver gemt til evt. senere brug? 2) Hvis man vurderer, at sager/observationer/bekymringer er så alvorlige, at de bør journaliseres direkte i ESDH, hvem skal så udføre opgaven?

Der findes ingen autoritative retningslinjer hverken fra ministerier, ombudsmand, styrelser eller tilsyn. Det handler om den enkelte kommunes praksis og retningslinjer, fremgår det af de svar, som Kommunalbladet har fået fra otte kommuner om praksis og retningslinjer.

Tydeligt er det, at stort set ingen af kommunerne præcist har beskrevet og lavet retningslinjer for, hvad fx lærere og pædagoger bør lave notater om, men forholder sig nærmest kun til den ikke særligt fyldestgørende regel om notatpligt ved afgørelsessager, og forholder sig ikke til, hvad der skal noteres i gråzone-sager, hvor det ”bare” handler om uheldig adfærd og lidt bekymring.

Sekretærer har en central rolle

Adgang til ESDH er også et spørgsmål om økonomi, men i Sønderborg har alle lærere fx adgang til kommunens ESDH og kan altså journalisere direkte, hvis ellers de ved hvordan.

I andre kommuner er det en opgave for skolens administration, typisk skolesekretærer, fordi kun de har adgang til ESDH.

Konklusionen er nærmest, at institutionssekretærer, skolesekretærer m.v. ser ud til at have en stor opgave i at sikre, at personale, dvs. lærere, pædagoger m.v. overholder deres notatpligt, ligesom opgaven med journalisering i ESDH også typisk lander på hos dem.

Læs meget mere her i Kommunalbladets tema om emnet, hvor du også kan læse om 8 kommuners praksis og retningslinjer.