Kan det virkelig passe, at alt på AULA skal gemmes? Kommunalbladet undersøger sagen.

Der lød gisp af faldende underkæber, da Ekstra Bladet for nylig i en artikel skrev, at alt i Aula skulle gemmes for eftertiden.

Rigsarkivet havde nemlig meddelt, at stort set al data og alle dokumenter i Aula-systemet skulle gemmes og arkiveres, fordi det blev vurderet til at være bevaringsværdigt.

Det fik ikke bare forældre til at brokke sig højlydt, men kulturministeren reagerede med vantro i EB-artiklen, og at han ville indkalde til en ”alvorssnak” med Rigsarkivet om udmeldingen.

Kommunalbladet har nu spurgt ind til sagen hos KL og Rigsarkivet - ikke mindst fordi, der kan lande en kæmpe arkiverings- og journaliseringsopgave hos skolesekretærerne.

KL afventer arbejdsgruppe nedsættes

Af svarene fremgår det, at formelt set er det Rigsarkivet der fastlægger, hvilke data der er bevaringsværdige – og den 18. april 2023 udstedte det en ændringsbekendtgørelse om ny praksis for digitalt skabte data og dokumenter, fx det i Aula – og i august blev alle kommunerne orienteret om det.

Hos KL afventer man dog nedsættelse af en arbejdsgruppe mellem Rigsarkivet, KL og Kombit, der skal se på, hvordan den enkelte kommune rent praktisk klarer arkiveringsopgaven.

-   Det er ikke noget den enkelte skole skal finde ud af, og efterfølgende vil kommunernes it-leverandør producere den enkelte arkiveringsversion efter nærmere aftale med kommunens arkiv, understreger KL.

Rent opbevaringsmæssigt har mange kommuner egne § 7 arkiver, der altså modtager data fra egen kommune, mens de 44 kommuner, der bruger Rigsarkivet som arkiv, vil få løst opgaven her.

Arkivloven sikrer mod snagen i private oplysninger

Mette Hall-Andersen, enhedschef for Indsamling ved Rigsarkivet siger til Kommunalbladet.

-   Rigsarkivet har noteret sig ministerens svar til Ekstra Bladet, men vi kan ikke sige mere på nuværende tidspunkt.

Tidligere har Rigsarkivet dog udtalt følgende omkring bekendtgørelsen.

”Rigsarkivet har til formål at sikre arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere og myndigheder. I henhold til arkivloven er det kun borgerne selv, dvs. børnene og deres forældre, der har ret til oplysninger om dem selv i data fra Aula, indtil materialet er 75 år. Andre kan søge om og få adgang til typisk forskningsformål, men på bestemte vilkår, såsom at man ikke må dele personoplysninger”.

Følgende digitalt skabte data og dokumenter skal bevares:

1. Data fra it-systemer vedrørende elevadministration i kommunale folkeskoler, der indeholder identifikationsoplysninger, elevoplysninger, skoleoplysninger, karakteroplysninger o.l.
2. Data fra it-systemer vedrørende pædagogisk-psykologisk rådgivning (PPR), der indeholder skoleoplysninger, identifikationsoplysninger og oplysninger om de personer, som er henvist til pædagogisk-psykologisk rådgivning.
3. Prøve- og eksamensbeviser, der ikke findes i elevadministrationssystemet.
4. Data fra alle dagtilbud og skoler fra den fælleskommunale samarbejdsplatform med følgende bevaring:
- Alle stamdata om brugerne.
- Alle opslag, inklusiv alle vedhæftede filer.
- Alle beskeder, inklusiv alle vedhæftede filer.
- Fælles og sikre filer.
- Alle foto-, video- og lydfiler, der er uploadet den 1. og den 15. i hver måned.
Kilde: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2023/392?fbclid=IwAR3tnwcMkdBLwXOj3iJl2Bcm-gi6Kr1Hnh4kvV-SB0RlQDcLaK8LD2Qd7oA