På godt ti år er søgningen til kontoruddannelsen faldet med 27 procent. Samtidig er en stor gruppe af kontoruddannede HK’ere på vej ud af arbejdsmarkedet. Bliver der ikke sat en prop i den udvikling nu, vil kommunerne inden ret længe have mere end svært ved at rekruttere medarbejdere med de rette kompetencer til de administrative opgaver.

Derfor har HK Kommunal og KL teamet op om projekt "Karrierestart for kontorelever" med det mål at styrke det ledelsesmæssige fokus på kommunernes ansvar og rolle som meduddanner af kontorelever. Fokus er også at øge de unges viden om, at kommunen kan være en fremtidig arbejdsplads og karrierevej med mange forskellige og spændende muligheder.

- Vores mål med projektet har bl.a. været at øge kommunernes opmærksomhed på det store og vigtige ansvar, de har som meduddannere af de administrative medarbejdere. Dem får kommunerne om ganske få år brug for til at sikre en fortsat effektiv administration og dermed også et stærkt fundament for vores velfærdssamfund, siger Mette de Linde Farrington, projektleder for ”Karrierestart for kontorelever” og til daglig uddannelseskonsulent i HK Kommunal.

”Jeg er kommunemand”

- Jeg beskriver altid mig selv som kommunemand. For det er de færreste, der forstår, hvad en kommune indebærer, og hvad er det for noget arbejde, for det er så bredt.
Sådan siger en af de unge kontortalenter, som medvirker i en af projektets videoer, der skal vække potentielle kontorelevers nysgerrighed og interesse for en administrativ karrierevej i kommunen. Andre unge fortæller i videoerne om den vifte af spændende opgaver, de løser og om, hvordan kontoruddannelsen har styrket deres selvstændighed. De deler også deres egen manglende viden om, hvad en kommune har at byde på som uddannelsesmulighed.

Og netop den usikkerhed tapper ind i et generelt branding-problem, som kommunerne står med, mener specialkonsulent Mia Nyborg Jørgensen fra KL/Komponent.
- Når kommunerne skal rekruttere kontorelever, er udfordringen det brand eller image, de unge ser for sig, når de tænker ”kommune”, siger hun og opfordrer derfor til, at kommunerne er bevidste om at skabe nye fortællinger om mulighederne i at arbejde her. Det handler fx om at lægge vægt på det meningsfulde i en hverdag som kontorelev, fordi man er med til at løse opgaver, som gør en forskel for andre mennesker.

- Vi har en generation af unge, som i høj grad efterspørger mening i arbejdet. Så det skal stå klart, at du som kontorelev i kommunen bidrager til den samlede opgave med at skabe velfærd, siger Mia Nyborg Jørgensen og påpeger, at bl.a. øget digitalisering og kunstig intelligens også vinder indpas i de administrative opgaver.
- Derfor skal fremtidens kontorelev være skarp til at kunne spotte behov og tendenser og sætte sig selv i spil, og de kompetencer skal kommunerne derfor også appellere til, siger hun.

Eleverne passer Instagramprofilen

Næstved Kommune har bevidst valgt at gå nye veje for at tiltrække kontorelever. Her bruger man fx sociale medier til at slå stillingerne op fremfor de gængse jobannoncefora. Man inddrager også de unge kontorelever i arbejdet med at rekruttere nye kolleger, ligesom de kører kommunens Instagram-profil. Kommunen har tillige udarbejdet en elevguide og etableret netværk for både elever og deres vejledere for at styrke fællesskabet og skabe gode rammer om både elevers og deres vejlederes arbejde.

I projekt ”Karrierestart for kontorelever” er der udarbejdet en rekrutteringsguide med konkrete kommunikationsværktøjer målrettet HR-ledere, elevansvarlige og andre kommunale nøglemedarbejdere. Guiden giver viden om, hvad der tiltrækker kontorelever, når de søger efter en elevplads. Der er også lavet tre videoer med unge, som fortæller om deres positive erfaringer med at være elev i en kommune. Videoerne kan bruges i kommunernes egen rekruttering af nye kontorelever, fx på hjemmesider, i stillingsopslag og på sociale medier.

Læs mere og hent alt materialet her

 

Sådan holder I fast på kontoreleverne

  • Samtænk kontorelevens uddannelse: Skab sammenhæng ved at tænke kontoruddannelsen som et samlet forløb. Det kræver, at elevvejlederne fra de enkelte afdelinger i kommunen har mulighed for sammen at skabe et koordineret og samstemt forløb, hvor kontoreleven følges undervejs i sin uddannelse.
  • Giv kontoreleven mulighed for involvering og medindflydelse: Vis fra start, at kontoreleven har en vigtig rolle at spille. Bed ham eller hende om at bruge sit udefrakommende blik til at gøre afdelingen klogere på arbejdsgange og opgaveløsning. Opfordr kontoreleven til at notere, hvad der undrer hende eller ham: 'Hvorfor gør I det på den måde? Hvorfor er arbejdsgangen sådan? Følg op med kontoreleven efter tre måneder, og vær åben for, at kontoreleven kan bidrage til opgaveløsningen på nye måder.
  • Hav fokus på kontorelevens udvikling: Vær nysgerrig på, hvilke typer opgaver kontoreleven trives med. Tag samtalen om, hvordan fordelingen skal være mellem rutineprægede opgaver og nye udviklingsopgaver, for at eleven oplever en faglig og personlig udvikling.
  • Gør meningen tydelig: Sæt fokus på, at man som kontorelev er en del af noget større, at de opgaver, han eller hun løser, betyder noget for andres liv. Det kan være en motiverende faktor, som gør, at kontoreleven tænker: 'Her er det meningsfuldt at være.'
  • Kobl relationer på: Lav et unge-netværk, hvor de unge kan mødes på tværs, så de får nogle relationer, der gør, at de føler en øget tilknytning til arbejdspladsen.

    Kilde: Mia Nyborg Jørgensen, specialkonsulent, KL/Komponent