– Jeg havde godt nok lidt sved på overlæben i starten af testperioden og var usikker på, om jeg kunne finde ud af det, fortæller lægesekretær Dorte Toftdal Hansen.

Ingen frustrerede eller sure patienter i telefonen. Det er blot et af de gode resultater af et omfattende ­arbejde med opgaveglidning på Afdeling for Mave-, Tarm- og Leversygdomme på Herlev ­Hospital.

Ikke overraskende er det også et resultat, som glæder lægesekretær Dorte Toftdal Hansen.

Gode erfaringer ­spreder sig
Afdelingens succes med op­gaveglidning er begyndt at sprede sig til andre hospitaler.
For eksempel har cheflæge ­Vibeke Parner været på besøg i Region Syddanmark og fortalt om de gode resultater til gavn for patienterne. Her viste hun også en video, hvor flere lægesekretærer fortalte om deres erfaringer med projektet.

For eksempel har cheflæge ­Vibeke Parner været på besøg i Region Syddanmark og fortalt om de gode resultater til gavn for patienterne. Her viste hun også en video, hvor flere lægesekretærer fortalte om deres erfaringer med projektet.

– Inden vi overtog opgaven fra lægerne, kunne der gå op til to måneder, før patienterne fik svar på en undersøgelse. Så man kan godt forstå, at de ringede og rykkede. Nu sørger jeg og mine sekretærkolleger for, at patienterne får svar inden for en uge, fortæller Dorte Toftdal Hansen, der har været ansat i afdelingen i snart 15 år.

Posen blev rystet

Projektet med at fordele arbejdsopgaverne på en ny og mere hensigtsmæssig måde mellem lægesekretærer, sygeplejersker og læger startede i september 2023. For lægesekretærernes vedkommende handlede det både om nye opgaver og “hjemtagning” af administrative.

Bag beslutningen om at “ryste posen” stod en samlet afdelingsledelse med cheflæge ­Vibeke Parner, chefsygeplejerske Anna Hykkelbjerg Ljungberg, den områdeansvarlige læge og sygeplejerske for kirurgisk ambulatorium og sundhedsadministrativ leder Lene Klausen.

– Målet var at frigive tid, så læger og sygeplejersker kunne nå flere patienter og yde en ordentlig service over for vores patienter. Og det var både sygeplejersker og lægesekretærer, der samtidig fik nye opgaver, fortæller Lene Klausen:– Sygeplejerskerne overtog nogle af lægernes opgaver, så derfor var de med på, at lægesekretærerne fik nogle af deres mere administrative arbejds­opgaver.

Forløb i skemaer

Afdelingen startede med at ­tegne patientforløb for de forskellige diagnoser på det kirurgiske område. Herefter så man åbent på, hvem der kunne tage sig af de forskellige trin i forløbet. Alle trin blev skrevet ind i et flowchart, så alle medarbejdergrupper vidste, hvad de skulle lave og i hvilken rækkefølge.

– Som det første nåede vi frem til, at lægesekretærerne kunne påtage sig arbejdet med at følge patienter med pancreascyster. Her skal patienterne indkaldes til scanninger, og de skal have taget blodprøver. Læge­sekretærerne følger ­størrelsen på cysterne og resultatet af blodprøverne. Og kun hvis der er noget, der ikke kan placeres i flowchartet, tager lægerne over, fortæller Lene Klausen.

En af landets største afdelinger
Med sine cirka 400 ansatte er Afdeling for Mave-, Tarm- og Leversygdomme på ­Herlev ­Hospital en af landets største. Her er klinikker inden for kirurgi, medicin, dagafsnit og stomi. Desuden kikkert­undersøgelser, sengeafsnit og laboratorie.

Det er altså lægesekretærerne, der skriver til patienterne, hvis svaret ikke kræver en læges øjne, fortæller hun:

– Med skemaer og flowcharts kører det som perler på en snor.

Drejebog og grundig test

Forberedelsen til den nye måde at arbejde på med pancreas­cyster var grundig. For eksempel prøvede en enkelt læge­sekretær, nemlig Dorte Toftdal Hansen, det af først.

– Jeg havde godt nok lidt sved på overlæben i starten af testperioden og var usikker på, om jeg kunne finde ud af det. Men det gik heldigvis godt med prøveforløbet og at få it-systemerne til at fungere.

Jeg var også meget påpasselig med ikke at lave fejl, for det er jo mennesker, det handler om, fortæller Dorte Toftdal Hansen, der er glad for at være involveret, og at afdelingen har en cheflæge, der støtter lægesekretærerne og sætter pris på dem.

Det betød også meget for hende og hendes kolleger, at der blev lavet en drejebog for forandringerne, så alle kunne føle sig trygge.

Da Dorte Toftdal Hansen og hendes lægesekretærkolleger så gik i gang med at udføre de nye opgaver sammen, troede Dorte Toftdal Hansen, at alle nuancer var beskrevet i flowchartet:

– Det viste sig ikke at være tilfældet, men vi fandt ud af det i sekretærgruppen sammen med vores cheflæge, og nu kører det bare.

Flere områder med

Alt arbejdet med opgaveglidning i 2023 blev kaldt for Version 1.0, og i 2024 hed det Version 2.0, hvor flere diagnoseområder blev inddraget. For nu havde medarbejderne en skabelon fra området med pancreascyster, som de kunne bruge inden for andre sygdomme.

Det gælder for eksempel galdeblærepolypper, hvor læge­sekretærerne inden for kort tid får opgaven med at følge patienterne på samme måde som med pancreascysterne.

Henvisninger er et andet område. Her er lægesekretærerne i bookingsekretariatet og afdelingen allerede i gang med at beslutte, hvilke andre diagnoser sekretærerne selv kan håndtere, ligesom det er lægesekretærerne, der allerede nu vurderer, om en henvisning på grund af mangler skal retur til patientens egen læge eller speciallæge.

Når flere patienter

Inden for det medicinske område er det nu lægesekretærer, der har overtaget arbejdet fra sygeplejerskerne med at følge patienter med hæmokromatose. Det handler blandt andet om at holde øje med øvre og nedre grænser i blodprøverne. Og hvis det enten er for højt eller for lavt, kalder lægesekretærerne selv patienterne ind til behandling hos læger eller sygeplejersker.

– Vi har også mange patienter, der skal have foretaget tarmscreening koloskopi. Her er det meget vigtigt, at der kodes korrekt, hvilket kan være svært for nogle af lægerne. Men nu har lægesekretærerne i samarbejde med vores cheflæge fået lavet skabeloner til de notater, som lægerne skal lave, hvilket har minimeret antallet af fejl betydeligt, fortæller Lene Klausen.

Afdelingen har også ­lavet flowcharts til arbejdet med biopsi på ­screeningspatienter, og her er det ligeledes læge­sekretærernes opgave at holde øje med resultatet, signere biopsisvar og evt. sende brev­svar til patienten.

Lægesekretærerne har også overtaget al booking til opera­tion, ligesom de nu i samarbejde med sygeplejersker håndterer kontrol af opererede cancer­patienter, hvor der skal bookes tider til scanning og blodprøver, og svarene på dem skal tjekkes.

Alt i alt har de nye måder at arbejde på betydet, at læger og sygeplejersker kan nå flere patienter.

– Lægesekretærerne er ­virkelig gode til at byde ind med ideer, som kan aflaste syge­plejersker og læger, og vi oplever, at begge faggrupper er glade for det. Vi ved, at læger og syge­plejersker har travlt, og ­derfor vil vi gerne hjælpe dem, siger Lene Klausen.

Knaster undervejs

Men der har også været knaster undervejs, hvor sygeplejerskerne i starten syntes, at der blev taget noget fra dem. Men da de så begyndte på deres nye opgaver, gik det bedre. ­Sygeplejerskerne var også bange for, at patienterne blev “tabt på gulvet”, men det har tværfagligt samarbejde, it-systemerne og flowcharts heldigvis sørget for ikke sker.

Lene Klausen fortæller, at der generelt er glæde over forandringerne – som en af læge­se­kretærerne sagde til hende: “Nu er der kommet gang i de små grå”. Dorte Toftdal Hansen oplever også, at hun har udviklet sig.

– Jeg kan godt lide at blive udfordret. Og i det her projekt har jeg virkelig fået forstyrret mine cirkler på den gode måde. Lært at tænke anderledes, siger hun og fortsætter:

– Det er dejligt at være med, hvor det sker, og at mærke, at der bliver regnet med os lægesekretærer. Det er også meget tilfredsstillende, at vi ikke længere har opringninger fra sure patienter.

Flere lægesekretærer
Omlægningen af arbejds­opgaver har indtil videre betydet, at der er blevet ansat tre læge­sekretærer mere i afdelingen, så der nu er 35 i alt.

Dorte Toftdal Hansen og hendes kolleger er glade for de flowcharts, der nøjagtigt beskriver hvilke faggrupper, der gør hvad og hvornår i de forskellige patientforløb.

– En tidspresset overlæge sagde for nogle år siden, at “opfølgning på pancreascyster er sekretærarbejde!” Og ja, det er lige præcis, hvad det er, slutter Dorte Toftdal Hansen.