Denne artikel er en del af vores serie i Kommunalbladet, som hedder "Faglig til daglig". Følger du serien, får du du nyttig og brugbar viden om administration, forvaltning, digitalisering og sagsbehandling. Så er du sikker på, at du er up to date med regler og tendenser i den offentlige forvaltning.

 

Stort set al skriftlig kommunikation med borgere foregår via beskeder og breve via Digital Post. I forhold til klagefrister, udeblivelse fra møder, svarfrister, stop for sociale ydelser og en række retssikkerhedsmæssige forhold er det derfor afgørende, at man er sikker på, at brevet når frem til borgeren, og også tit, at man kender et specifikt tidspunkt for modtagelse.

Ankestyrelsen ser en del sager, hvor der sås tvivl om modtagelse og tidspunkt, fx om det er rimeligt, at en borger mister en ydelse, fordi vedkommende ikke er kommet til et vigtigt møde og begrunder det med, at der ikke er modtaget brev via Digital Post.

Specialkonsulent hos Ankestyrelsen Mathias Laibjørn har derfor forfattet en artikel, der sætter fokus på, hvad myndigheder og sagsbehandlere kan gøre, hvis de vil indhente oplysninger om breve sendt via Digital Post.

Forsendelseslog er ikke nok

Helt centralt står den såkaldte ”hændelseslog”. Det er nemlig her, en sagsbehandler kan oplyse sin sag, hvis der opstår tvister med borgere eller virksomheder.

Helt overordnet anses breve, der sendes via Digital Post, for at være kommet frem på det tidspunkt, hvor brevet er tilgængeligt for modtageren i postløsningen, herunder i visningsklienter som fx Digital Post App, Virk.dk, E-Boks eller Mit.dk.

Konkret gøres det ved at tilgå og hente den ”hændelseslog”, som knytter sig til det konkrete brev – og som findes i Administrativ Adgang til Digital Post. Loggen sendes så til Ankestyrelsen som dokumentation.

Breve, der sendes via Digital Post, anses for at være kommet frem på det tidspunkt, hvor brevet er tilgængeligt for modtageren i fx E-Boks

Ikke alle kan tilgå hændelsesloggen

I artiklen pointerer styrelsen også, at en kommune kan indhente en såkaldt ”forsendelseslog” i deres afsendersystem, men den er alene en bekræftelse på, at brevet er leveret til Digital Post, og IKKE en bekræftelse på, at brevet er leveret til borgeren. En forsendelseslog er altså ikke tilstrækkelig dokumentation.

Rent lavpraktisk er det ikke alle ansatte, der har rettigheder til at tilgå hændelsesloggen, bl.a. fordi den indeholder en del følsomme oplysninger, så enten skal man have den rettighed, eller IT-afdelingen skal foretage søgningen.

Hvad registreres i hændelsesloggen?

Valideret: Forsendelsen er modtaget af Digital Post (postløsningen) og bliver gjort tilgængelig for mod­tageren.
Afvist: Forsendelsen er afvist af løsningen (tekniske eller forretningsmæssige årsager) og er dermed ikke tilgængelig for modtager.
Tilgængelig for modtageren: Meddelelsen er sendt og tilgængelig for modtageren, hvilket selvsagt er det afgørende element, når kommunen skal dokumentere, om et digitalt afsendt brev rent faktisk er leveret.
“Tilgængelig for modtageren” indeholder oplysninger om brevets UUID (brevets unikke identifikationsnøgle), titlen på beskeden, modtageren samt tidspunktet for, hvornår brevet er tilgængeligt for modtageren.
Oplysningerne slettes først efter fem år, da kommunen selv skal kunne løfte bevisbyrden for, at brevet er kommet frem, når der modtages klager eller opstår tvister.

Du kan læse vejledningen i Administrativ Adgang

 

Eksempler på sager fra Ankestyrelsen

Manglede dokumentation
En borger klagede over en kommunes afgørelse på grund af manglende mødeindkaldelse sendt digitalt. Borgeren oplyste, at han ikke havde modtaget meddelelsen i sin digitale postkasse.
Ankestyrelsen vurderede, at kommunen ikke kunne dokumentere, at det digitale brev (mødeindkaldelsen) var kommet frem til borgerens digitale postkasse, fordi den relevante log manglede.
Ankestyrelsen ændrede derfor kommunens afgørelse i borgerens favør.
Godkendt dokumentation
I en lignende sag, hvor en borger mente, at en mødeindkaldelse sendt digitalt ikke var modtaget.
Kommunen kunne fremlægge et systembevis med log, som dokumenterede, at brevet var tilgængeligt i borgerens digitale postkasse.
Ankestyrelsen stadfæstede kommunens afgørelse.
Forståelsen af levering
En borger havde ikke reageret på digitale breve vedrørende bekræftelse af status som enlig, fordi borgeren endnu ikke havde vænnet sig til digital post efter at have brugt fysisk post i mange år.
Vurderingen var, at brevene formelt og teknisk set var sendt og leveret, men at myndigheden ikke havde vejledt borgeren tilstrækkeligt om ændringen fra fysisk til digital post - og hvad det konkret betyder.
Konsekvensen af den manglende vejledning gjorde, at afgørelsen om at stoppe børnetilskuddet blev ændret.