Sådan behandler HK's a-kasse dine personoplysninger

HK´s a-kasse (herefter HKA) er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, vi har om dig. Her er vores kontaktoplysninger.

HK/ Danmarks A-kasse
Weidekampsgade 8
2300 København S

Cvr.nr. 55373612
Mail: A-kassen@hk.dk

Telefon: 7010 6789
Du kan også kontakte os med spørgsmål via:
www.hk.dk/kontakt

Hvis du har spørgsmål til, hvordan HKA behandler dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte HKA’s databeskyttelsesrådgiver, Anton Gramstrup Larsen.
Det kan du gøre således:

• På mail: DPO@hk.dk
• På telefon: 3330 4916
• Ved brev: HK/Danmark, Weidekampsgade 8, 2300 København S, att. ”databeskyttelsesrådgiver”

Hvis din henvendelse indeholder følsomme personoplysninger, bør du sende den krypteret, eller via www.hk.dk/kontakt.

Vi behandler personoplysninger om dig som led i vores aktiviteter som a-kasse. Vores aktiviteter falder i to dele. For det første behandler vi personoplysninger, når vi skal afgøre, hvilke rettigheder og pligter du har i henhold til lov om arbejdsløshedsforsikring m.v. F.eks. dagpenge. For det andet behandler vi personoplysninger, når du får faglig hjælp og rådgivning for at hjælpe dig godt videre i dit arbejdsliv. Vi behandler personoplysninger om andre end vores medlemmer, når deres oplysninger indgår i vores medlemssager eller er relevante for afviklingen af vores kurser, arrangementer og kampagner. Derudover kan vi behandle personoplysninger til tilfredsheds - og markedsundersøgelser og til forskning og statistik.

Vi behandler for eksempel dine personoplysninger i disse situationer:

• Når du søger om optagelse i a-kassen (medlemskab) og den efterfølgende betaling af kontingent.
• Til administration af dit medlemskab.
• Når du kontakter os fysisk, på telefon, på chat eller via mail for at få råd og vejledning om dine rettigheder og pligter ift. a-kasse lovgivningen.
• Når du bruger MitHK.dk eller vores andre selvbetjeningsløsninger.
• Når du henvender dig til HKA om en af vores medlemssager, services eller arrangementer.
• Når du søger om ydelser, som a-kassen udbetaler. Fx dagpenge, efterløn, feriedagpenge, befordring mv.
• Når du benytter HK JobBørs, Job & Vejledning eller Kompetencecenteret.
• Når vi er forpligtet til registersamkøring for at kontrollere udbetalinger.
• Hvis du har købt Lønsikring, som vi udbyder i samarbejde med Alka Forsikring og HK´s fagforening.
• Hvis du ønsker at melde dig ud af a-kassen eller overflyttes til en anden a-kasse.
• Når du tilmelder dig og deltager i kurser, arrangementer og webinarer.
• Når du deltager i faglige netværksaktiviteter og medlemsundersøgelser.
• I forbindelse med kampagner, brugerundersøgelser og organiseringsprojekter
• Ift. øvrige rettigheder og pligter, der følger af a-kasse lovgivningen.

Herudover anvender HK´s a-kasse også dine personoplysninger til at sikre dig en personlig tilpasset kommunikation og til markedsføring af medlemstilbud. Vi anvender i den forbindelse både brev, mail og sms.

HK´s A-kasse er som andre a-kasser underlagt en række regler, der gør, at vi er forpligtet til at indsamle og opbevare personoplysninger om vores medlemmer. Udgangspunktet er derfor, at vi ikke behøver dit samtykke, når vi indhenter oplysningerne eller videregiver dem, da vi er forpligtet hertil efter reglerne.
Retsgrundlaget for at behandle oplysningerne er typisk GDPR artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse). Hvis der er tale om følsomme personoplysninger er retsgrundlaget også GDPR artikel 9, stk. 2, litra f (retskrav).
Det er primært efter disse love, at vi i nogle tilfælde er forpligtet til at indsamle og videregive dine personoplysninger:

• Lov om arbejdsløshedsforsikring mv.
• Lov om en aktiv beskæftigelsesindsats
• Ferieloven
• Sygedagpengeloven
• Lov om seniorjob

 

Samtykke
På nogle områder behandler vi dine oplysninger på baggrund af dit samtykke. Det gælder for de områder, hvor vores adgang til at behandle personoplysninger ikke fremgår af retsregler.
Samtykket vil blive indhentet i forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger.
Afgiver du samtykke til behandling af personoplysninger, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage.

Herudover kan hjemlen til at behandle personoplysninger være:

• GDPR artikel 9, stk. 2, litra b (arbejdsretlige forpligtelser)
• GDPR artikel 9, stk. 2, litra e (offentliggjorte oplysninger)
• GDPR artikel 9, stk. 2, litra g (væsentlige samfundsmæssige interesser)
• GDPR artikel 9, stk. 2, litra j (statistiske og videnskabelige formål)

samt en af følgende hjemler:

• GDPR artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af en kontrakt)
• GDPR artikel 6, stk. 1, litra d (vital interesse)
• GDPR artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse)
• GDPR artikel 10 (straffedomme)
• Databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 (straffedomme)
• Databeskyttelseslovens § 10 (statistiske og videnskabelige formål)
• Databeskyttelseslovens § 11 (personnummer)
• Databeskyttelseslovens § 12 (oplysninger i ansættelsesforhold).

Når du er medlem af HK´s a-kasse, behandler vi primært følgende personoplysninger:

• Fulde navn
• CPR-nummer
• Adresse
• Telefonnummer
• E-mail
• Uddannelsessted
• Medlemskab af anden a-kasse
• Betalingsoplysninger
• Evt. kontingentrestance i tidligere a-kasse
• Oplysning om ansættelsesforhold (afhænger af det konkrete sagsforløb)

Herudover behandler vi i nogle tilfælde følsomme eller fortrolige oplysninger om dig. Det sker, hvis det er nødvendigt for at kunne opfylde vores forpligtelser efter loven eller for at give dig fordele, som medlemskab af HKA giver. Det drejer sig om følgende oplysninger:

• Fagforeningsmedlemskab
• Helbredsforhold
• Etnicitet
• Strafbare forhold

Oplysninger om andre, der har været i kontakt med HKA
Vi behandler de oplysninger om dig, som du har givet os eller selv har offentliggjort. Vi indsamler kun de oplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde vores formål med behandlingen.

HKA optager normalt ikke telefonsamtaler. HKA kan undtagelsesvis som led i uddannelse af HKA´s rådgivere have brug for at optage enkelte samtaler. HKA optager kun telefonsamtaler med dig til uddannelsesformål, hvis du har givet dit samtykke til det. Optagelserne slettes inden for 2-3 timer efter samtalen.

Parkeringsarealer i HKA´s bygninger kan være videoovervågede af hensyn til ansatte og gæsters sikkerhed og til dokumentation i forsikringssager. Hvis der sker videoovervågning, vil der være opsat skilte om det i overensstemmelse med reglerne i tv-overvågningsloven.

Uden grundlæggende identifikationsoplysninger og dit CPR-nummer er vi ikke i stand til at tilbyde dig medlemskab i HK´s a-kasse.

Det er i HK´s a-kasse frivilligt, om du ønsker at benytte vores tilbud og gøre brug af vores rådgivning. Uden oplysninger om årsagen til opsigelse, arbejdsløshed, din ansættelseshistorik, eller dine følsomme oplysninger m.m., er vi ikke i stand til at yde dig optimal hjælp og rådgivning og sikre, at du får de ydelser, du er berettiget til.

HK´s a-kasse er som andre a-kasser underlagt en række regler, der gør, at vi er forpligtet til at indsamle og opbevare personoplysninger, herunder følsomme personoplysninger om vores medlemmer.

Alle vores medarbejdere har tavshedspligt. Vi videregiver kun oplysninger i det omfang, vi er berettiget eller forpligtet til.
Vi videregiver eller overlader dine personoplysninger til følgende modtagere, når det er nødvendigt eller hensigtsmæssigt for dig:

• Andre a-kasser
• Offentlige myndigheder
• Læger
• HK
• Danske A-kasser (DAK)
• STAR (Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering)
• Bank- forsikrings- og pensionsselskaber
• Hoteller og konferencesteder
• Uddannelsesinstitutioner og eksterne undervisere
• Domstole og domstolslignende organer
• Rådgivere, f.eks. advokat, revisor, konsulentvirksomheder eller lignende, hvis det er nødvendigt for at hjælpe dig eller os
• Databehandlere

Databehandlere er eksterne private virksomheder eller offentlige myndigheder/institutioner, der udelukkende behandler oplysninger på vegne af og efter instruks fra HK´s a-kasse. Vi anvender HK som databehandler i forhold til vores centrale sagsbehandlingssystemer.

HK´s a-kasse indgår i øvrigt i et administrationsfællesskab med HK i medfør af § 22 i Bekendtgørelse om krav til og tilsyn med de anerkendte a-kassers økonomi og regnskabsvæsen mv. HKA og HK deler derfor ansvaret for behandling af personoplysninger i forbindelse med korrekt kontingentopkrævning m.v.

Når du benytter HK´s a-kasses tjenester, kan dine personoplysninger i nogle tilfælde blive overført til lande uden for EU/EØS.

De tilfælde, hvor en sådan overførsel undtagelsesvist vil kunne ske, vil være i situationer, hvor HKA benytter sig af databehandlere, og disse benytter sig af leverandører etableret uden for EU/EØS.

Hvis der ikke er tale om overførsel til modtagere etableret i de såkaldte "sikre" tredjelande, godkendt af EU-Kommissionen, vil overførselsgrundlaget ofte være EU-Kommissionens standardbestemmelser om databeskyttelse.

Vi indsamler først og fremmest oplysningerne direkte fra dig. Vi kan dog hente eller modtage oplysninger direkte fra en tredjepart. Vi kan også modtage oplysninger fra medlemmer om andre. Vi indsamler kun de oplysninger, der er relevante og nødvendige. Det drejer sig eksempelvis om oplysninger fra:

• Andre a-kasser
• Arbejdsgivere
• Arbejdsmedicinsk Klinik
• Cpr-registret
• Dine kolleger
• Dine pårørende
• Dit forsikringsselskab
• Dit pensionsselskab
• Feriekonto
• FH eller andre fagforbund
• Jobcentre/Kommuner
• Læger eller andre behandlere
• Modparter i sager (Arbejdsgivere, advokater, arbejdsgiverorganisationer eller lignende)
• Politi og domstole
• SKAT
• STAR (Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering)
• Udbetaling Danmark
• Lønmodtagernes Garantifond

Når du besøger www.hk.dk, indsamler vi personoplysninger om dig i følgende tilfælde:

• når du tilmelder dig et nyhedsbrev,
• når du tilmelder dig en begivenhed eller event,
• når du kontakter os for at få yderligere oplysninger, og
• når du giver samtykke til anvendelsen af cookies.

Vi indsamler kun de oplysninger, vi behøver for at behandle din anmodning eller for at levere en serviceydelse. Vi vil normalt kun anmode om yderligere oplysninger, hvis vi skal bruge dem til at give dig det bedst mulige svar på din forespørgsel. Når du afgiver dit samtykke til en behandling af dine personoplysninger, indsamler vi kun de personoplysninger, som du specifikt har samtykket til.
Vi samarbejder med partnere indenfor sociale medier, annoncering og analyse, så vi kan optimere HKA´s markedsføring på sociale medier og andre websites.

Du kan læse mere om HKA´s brug af cookies her: https://www.hk.dk/cookies

HKA benytter, som mange andre organisationer, sociale medier til et bredt spektrum af opgaver.

HKA benytter sociale medier til at skabe synlighed i samfundet, dialog og relationer med nuværende og potentielle medlemmer. HKA sagsbehandler ikke på sociale medier.
Du finder info om HKA´s brug af disse medier og håndtering af personoplysninger her.

Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube, Snapchat og Twitter har deres egne privatlivspolitikker. Vi opfordrer dig til at læse disse mediers privatlivspolitikker, inden du benytter dem.

Vi deler dataansvar med Facebook vedrørende HKA´s facebook sider, og når vi målretter det materiale, vi sender ud.

HKA gemmer dine oplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, hvortil de pågældende personoplysninger behandles. Det betyder, at vi opbevarer oplysninger i den periode, hvor vi kan blive mødt af et krav, er forpligtede efter lovgivningen, eller har et andet sagligt formål med opbevaringen.

HK´s a-kasse behandler og opbevarer oplysninger i henhold til de specifikt fastsatte lovregler herom.

Hvis du er medlem eller tidligere medlem af HK´s a-kasse, sletter vi dine persondata 8 år efter, at du har nået din pensionsalder eller dør, jf. gældende regler i a-kasselovgivningen. Dokumenter og henvendelser i a-kassen slettes normalt efter 5 kalenderår. Dokumenter vedrørende ret til udbetalinger slettes dog først efter 8 til 15 år. Dokumenter vedrørende medlemskab slettes først 8 år efter, at du når din pensionsalder eller dør.

I HK´s a-kasse bruger vi automatiske afgørelser. Det betyder eksempelvis, at vi automatisk kan godkende ledighedserklæringer og dagpengekort, hvis det er muligt, hvilket også betyder, at du hurtigere får besked om dine rettigheder. Derudover bliver afgørelser om karens også truffet automatisk i forbindelse med udbetaling af dagpenge.

Komplekse sager eller afslag på ansøgninger vil altid blive behandlet af en medarbejder.

Ønsker du at vide, om din sag er blevet behandlet automatisk, kan du altid kontakte os. Hvis din sag er blevet behandlet automatisk, har du altid mulighed for at få en medarbejder i HK´s a-kasse til at gennemgå sagen manuelt.

HK´s a-kasse bruger som udgangspunkt ikke samtykke som grundlag for at behandle dine personoplysninger. I nogle situationer indhenter vi et udtrykkeligt samtykke fra vores medlemmer til at behandle eller videregive personlige oplysninger. I det omfang, vi har bedt om dit samtykke til behandling af oplysninger om dig, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.

Det kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der står i punkt 1.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, sker det ikke med tilbagevirkende kraft. HKA’s behandling af dine personoplysninger vil være lovlig frem til det tidspunkt, hvor du trækker samtykket tilbage.

HKA opbevarer dine personlige oplysninger sikkert og fortroligt. Vi har både tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der har til formål at beskytte dine oplysninger mod, at de hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.
Når vi videregiver dine oplysninger, anvender vi altid sikker kommunikation. Hvis du sender mail til HKA, er der som udgangspunkt tale om en ukrypteret meddelelse.

Vi anbefaler derfor, at du ikke sender følsomme oplysninger, som eksempelvis CPR-nummer og helbredsoplysninger til os på mail, og i øvrigt angiver så få personoplysninger som muligt i dine mail til os. Du kan i stedet benytte MITHK.dk eller www.hk.dk/kontakt.

Når vi behandler dine personoplysninger, har du følgende rettigheder:

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi har registreret, samt en række yderligere oplysninger.
  
  Ret til berigtigelse (rettelse)

• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
  
  Ret til sletning

• I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
  
  Ret til begrænsning af behandling

• Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.

• Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle dine personoplysninger – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
  
  Ret til indsigelse

• Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod HKA’s behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger til direkte markedsføring.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

• Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Hvis du ønsker at bruge en eller flere af dine rettigheder, skal du kontakte HKA.

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du er velkommen til at kontakte os først, så vi kan undersøge, om vi kan komme dig i møde i forhold til det, som du er utilfreds med. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Denne privatlivspolitik vil blive opdateret og ændret med jævne mellemrum, når det er nødvendigt som følge af lov- og praksisændringer på databeskyttelsesområdet eller når vores brug af nye teknologiske muligheder, går det nødvendigt. Vi anbefaler derfor, at du løbende holder dig orienteret på vores hjemmeside.
Hvis der sker større ændringer, vil vores medlemmer få direkte besked på MITHK.dk.

Dato for seneste ændring af privatlivspolitikken:
28.06.2022