Sådan behandler HK fagforening dine personoplysninger

HK er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, vi har om dig. Her er vores kontaktoplysninger.

HK
Weidekampsgade 8
2300 København S

Cvr.nr. 31429528

HK Danmarks dataansvar omfatter endvidere følgende CVR nr.:
53250017, 70435519, 31484219, 36390328, 39072416, 31331919, 54326211, 54721617.

Mail: hk@hk.dk
Telefon: 7011 4545

Du kan også kontakte os med spørgsmål via:
www.hk.dk/kontakt

Hvis du har spørgsmål til, hvordan HK behandler dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte HK’s databeskyttelsesrådgiver, Anton Gramstrup Larsen.
Det kan du gøre således:

• På mail: DPO@hk.dk
• På telefon: 3330 4916
• Ved brev: HK/Danmark, Weidekampsgade 8, 2300 København S, att. ”databeskyttelsesrådgiver”

Hvis din henvendelse indeholder følsomme personoplysninger, bør du sende den krypteret, eller via www.hk.dk/kontakt.

Vi behandler personoplysninger om dig som led i vores aktiviteter som fagforening, f.eks. i forbindelse med vores rådgivning og hjælp til dig som medlem eller, hvis du indgår i en af vores medlemssager. Vi behandler også personoplysninger, når vi indgår, fornyer og håndhæver overenskomster og gennemfører kampagner og organiseringsprojekter.

Vi behandler for eksempel dine oplysninger i disse situationer:

• Når du melder dig ind i fagforeningen og den efterfølgende betaling af kontingent.
• Til administration af dit medlemskab.
• Når du kontakter os fysisk, på telefon, på chat eller via mail for at få råd og vejledning om løn, trivsel, arbejdsmiljø eller spørgsmål om overenskomst m.v.
• Når du bruger Mit.HK eller andre af vores selvbetjeningsløsninger.
• Når du deltager i karrieresamtaler, uddannelsesrådgivning, personlige udviklingsforløb og
• Når du deltager i kompetenceudviklingsprojekter.
• Når du deltager i faglige netværksaktiviteter og medlemsundersøgelser.
• Når du tilmelder dig og deltager i kurser, konferencer, webinarer, kongresser eller lignende arrangementer.
• I forbindelse med kampagner og organiseringsprojekter
• Når vi indgår, fornyer og håndhæver overenskomster.
• Når vi udarbejder lønstatistikker.
• Hvis vi skal føre en sag for dig. Du vil i den forbindelse modtage nærmere info om vores behandling af dine personoplysninger.
• Hvis du ønsker at melde dig ud af fagforeningen og for at kontakte dig om eventuel genindmeldelse.
• Hvis du kontakter HK om en af vores medlemssager, projekter eller arrangementer.
• Herudover anvender HK også dine personoplysninger til at sikre dig en personlig tilpasset kommunikation og til markedsføring af medlemstilbud. Vi anvender i den forbindelse både brev, mail, sms og sociale medier.

HK behandler ofte dine personoplysninger som led i HK´s legitime aktiviteter som fagforening. Retsgrundlaget for at behandle oplysningerne er
Forordningens artikel 9, stk. 2, litra d (fagforeningshjemmel) sammenholdt med GDPR artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse)

Retsgrundlaget for at behandle personoplysningerne kan være:

• GDPR artikel 9, stk. 2, litra d (fagforeningshjemmel)
• GDPR artikel 9, stk. 2, litra a (samtykke)
• GDPR artikel 9, stk. 2, litra b (arbejdsretlige forpligtelser)
• GDPR artikel 9, stk. 2, litra e (offentliggjorte oplysninger)
• GDPR artikel 9, stk. 2, litra f (retskrav)
• GDPR artikel 9, stk. 2, litra g (væsentlige samfundsmæssige interesser)
• GDPR artikel 9, stk. 2, litra j (statistiske og videnskabelige formål)

samt en af følgende hjemler:

• GDPR artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke)
• GDPR artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af en kontrakt)
• GDPR artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse)
• GDPR artikel 6, stk. 1, litra d (vital interesse)
• GDPR artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse)
• GDPR artikel 10 (straffedomme)
• Databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 (straffedomme)
• Databeskyttelseslovens § 10 (statistiske og videnskabelige formål)
• Databeskyttelseslovens § 11 (personnummer)
• Databeskyttelseslovens § 12 (oplysninger i ansættelsesforhold).

Oplysninger om medlemmer og tidligere medlemmer
Som led i dit nuværende eller tidligere medlemskab af HK behandler vi oplysninger om dig. Det, at man er medlem af en fagforening, er en såkaldt følsom personoplysning i databeskyttelseslovgivningens forstand (artikel 9).

Vi behandler disse personoplysninger om dig:

• Medlemskab af HK
• Personnummer
• Stamdata, herunder dit navn og din stillingsbetegnelse, privatadresse, private telefonnumre, e-mailadresse, kontonummer samt lønoplysninger og statistik
• Dine uddannelsesforhold
• Dine ansættelsessteder
• Hvornår du har været i telefonisk eller elektronisk kontakt med HK
• Hvilke elektroniske nyhedsbreve, du har modtaget
• Hvilke elektroniske breve, du har modtaget fra HK, samt hvilke breve, du har læst
• Hvilke forsikringer, du har tegnet via HK
• Oplysninger om dine pensionsforhold
• Hvilke HK-kurser og -arrangementer, du har været tilmeldt, frameldt og deltaget i
• Medlemsundersøgelser
• Oplysninger om kost (f.eks. om der er nogen fødevarer du ikke spiser i forhold til forplejning)
• Eventuelle tillidshverv samt valgdato (TR, AMR, A/S-bestyrelsesmedlem, afdelings-, sektor- og/eller klubbestyrelsesmedlem, kongresdelegeret m.v.)
• Oplysninger om test (hvis du har deltaget i et kursus eller udviklingsforløb, hvori en sådan test blev anvendt)
• Dit CV (hvis du er tilmeldt HK JobBørs eller har deltaget i en personlig karriererådgivningssamtale)

 

I særlige tilfælde behandler vi yderligere oplysninger om dig. Det kan f.eks. være i forbindelse med, at du har fået faglig eller juridisk hjælp af HK:

• Oplysninger om helbredsmæssige forhold (f.eks. i faglige sager, hvor det har relevans, hvis du er handicappet, er i støttet beskæftigelse, eller hvor sygdom har betydning for dit ansættelsesforhold eller din ret til andre ydelser)
• Oplysninger om sociale forhold
• Oplysninger om politiske, religiøse, race eller etniske og seksuelle forhold
• Oplysninger om strafbare forhold
• Ovenstående oplysninger indgår som hovedregel kun i enkelte ansættelsesretlige sager.

 

Oplysninger om andre, der har været i kontakt med HK

Vi behandler de oplysninger om dig, som du har givet os eller selv har offentliggjort. Vi indsamler kun de oplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde vores formål med behandlingen. Vi behandler også oplysninger om dig i forbindelse med vores organiseringsaktiviteter.
Endvidere kan vi behandle oplysninger om dig, hvis dine oplysninger indgår i et medlems faglige sag. Det kan være som kollega, chef, kunde eller lignende. Ofte vil vi i disse situationer ikke have dine kontaktoplysninger, da de oplysninger, vi modtager om dig kan være sporadiske oplysninger fra medlemmer som en del af en faglig sag.

Uden grundlæggende identifikationsoplysninger og dit CPR-nummer er vi ikke i stand til at tilbyde dig medlemskab i HK.
Det er i HK frivilligt, om du ønsker at benytte vores tilbud og gøre brug af vores rådgivning og hjælp i arbejdsretlige sager m.v. Uden oplysninger om årsagen til opsigelse, arbejdsløshed, din ansættelseshistorik, eller dine følsomme oplysninger m.m., er vi ikke i stand til at yde dig optimal hjælp og rådgivning og sikre at du får de ydelser, du er berettiget til.

HK optager normalt ikke telefonsamtaler. HK kan undtagelsesvis som led i uddannelse af HK´s rådgivere have brug for at optage enkelte samtaler. HK optager kun telefonsamtaler med dig til uddannelsesformål, hvis du har givet dit samtykke til det via telefonens digitale muligheder. Optagelserne slettes inden for 2-3 timer efter samtalen.

Parkeringsarealer tilknyttet HK´s bygninger kan være videoovervågede af hensyn til ansatte og gæsters sikkerhed og til dokumentation i forhold til eventuelle forsikringssager. Hvis der sker videoovervågning, vil der være opsat skilte om det i overensstemmelse med reglerne i tv-overvågningsloven.

Alle vores medarbejdere har tavshedspligt. Vi videregiver kun oplysninger i det omfang, vi er berettiget eller forpligtet til.
Vi videregiver eller overlader dine personoplysninger til følgende modtagere, når det er nødvendigt eller hensigtsmæssigt for dig:

• Offentlige myndigheder
• Læger
• Tillidsvalgte
• FH og andre fagforbund
• A-kasser
• Bank- forsikrings- og pensionsselskaber
• Hoteller og konferencesteder
• Uddannelsesinstitutioner og eksterne undervisere
• Domstole og domstolslignende organer
• Arbejdsgivere og arbejdsgiverorganisationer
• Rådgivere, f.eks. advokat, revisor, konsulentvirksomheder eller lignende, hvis det er nødvendigt for at hjælpe dig
• Databehandlere

Databehandlere er eksterne private virksomheder eller offentlige myndigheder/institutioner, der udelukkende behandler oplysninger på vegne af og efter instruks fra HK.
HK indgår i øvrigt i et administrationsfællesskab med HK´s a-kasse i medfør af § 22 i Bekendtgørelse om krav til og tilsyn med de anerkendte a-kassers økonomi og regnskabsvæsen mv. HK og HKA deler derfor ansvaret for behandling af personoplysninger i forbindelse med korrekt kontingentopkrævning m.v.

Når du benytter HK’s tjenester kan dine personoplysninger i nogle tilfælde blive overført til lande uden for EU/EØS.

De tilfælde, hvor en sådan overførsel undtagelsesvist vil kunne ske, vil være i situationer, hvor HK benytter sig af databehandlere, og disse benytter sig af leverandører etableret uden for EU/EØS.

Hvis der ikke er tale om overførsel til modtagere etableret i de såkaldte "sikre" tredjelande, godkendt af EU-Kommissionen, vil overførselsgrundlaget ofte være EU-Kommissionens standardbestemmelser om databeskyttelse.

Vi indsamler først og fremmest oplysningerne direkte fra dig. Vi kan dog hente eller modtage oplysninger direkte fra en tredjepart. Vi indsamler kun de oplysninger, der er relevante og nødvendige. Det drejer sig eksempelvis om oplysninger fra:

• A-kasser
• Arbejdsgivere
• Arbejdsmedicinsk Klinik
• Retslægerådet
• Arbejdsmarkedets Erhvervssikring (AES)
• Ankestyrelsen
• Cpr-registret
• Dine kolleger
• Dine pårørende
• Dit forsikringsselskab
• Dit pensionsselskab
• Feriekonto
• FH eller andre forbund
• Jobcentre/Kommuner
• Læger eller andre behandlere
• Modparter i sager (Arbejdsgivere, advokater, arbejdsgiverorganisationer eller lignende)
• Politi og domstole
• SKAT
• STAR (Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering)
• Tillidsvalgte
• Udbetaling Danmark
• Offentlige myndigheder
• Medlemmer af HK

Når du besøger www.hk.dk, indsamler vi personoplysninger om dig i følgende tilfælde:

• når du tilmelder dig et nyhedsbrev,
• når du tilmelder dig en begivenhed, konkurrence eller event,
• når du anvender et værktøj på HK.DK fx lønstatistik, Personlighed på jobbet og Kom godt videre,
• når du kontakter os og
• når du giver samtykke til anvendelsen af cookies.

Vi indsamler kun de oplysninger, vi behøver for at behandle din anmodning eller for at levere en serviceydelse. Vi vil normalt kun anmode om yderligere oplysninger, hvis vi skal bruge dem til at give dig det bedst mulige svar på din forespørgsel eller, hvis vi ønsker at tilbyde dig medlemskab. Når du afgiver dit samtykke til en behandling af dine personoplysninger, indsamler vi kun de personoplysninger, som du specifikt har samtykket til.

Vi samarbejder med partnere indenfor sociale medier, annoncering og analyse, så vi kan optimere HK´s markedsføring på sociale medier og andre websites.
Du kan læse mere om HK´s brug af cookies her: https://www.hk.dk/cookies

HK benytter, som mange andre organisationer, sociale medier til et bredt spektrum af opgaver.
HK benytter sociale medier til at skabe synlighed i samfundet, dialog og relationer med nuværende og potentielle medlemmer. HK sagsbehandler ikke på sociale medier.

Du finder info om HK´s brug af disse medier og håndtering af personoplysninger her.
Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube, Snapchat TikTok og Twitter har deres egne privatlivspolitikker. Vi opfordrer dig til at læse disse mediers privatlivspolitikker, inden du benytter dem.

Vi deler dataansvar med Facebook vedrørende HK´s facebook sider, og når vi målretter det materiale, vi sender ud.

HK gemmer dine oplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, hvortil de pågældende personoplysninger behandles. Det betyder, at vi opbevarer oplysninger i den periode, hvor vi kan blive mødt af et krav, er forpligtede efter lovgivningen eller har et andet sagligt formål med opbevaringen.

Der tages udgangspunkt i en generel opbevaringsperiode på maksimalt ti år fra en sags afslutning eller et medlems udmeldelse. Der kan dog være faglige sager, som først slettes efter 30 år.
Dette er kun et udgangspunkt, idet der konkret kan være behov for en kortere eller længere slettefrist.

Her får du et par eksempler på vores slettefrister:
Oplysninger om kursusaktiviteter slettes et år efter medlemmets udmeldelse. Hvis kursusdeltageren ikke er medlem af HK, slettes oplysninger et år fra kursets gennemførelse.

Arbejdsskade/ansvars- og rådgivningssager opbevares i op til 30 år af hensyn til HK´s generelle funktion og virke.

Oplysninger om kongresser og bestyrelsesmødereferater og sager om lov- og overenskomstfortolkninger slettes som udgangspunkt ikke af hensyn til organisationens hukommelse i aktuelle sager og dokumentation af HK´s historik.

HK anvender ikke automatiske afgørelser i forbindelse med HK’s fagforeningsmæssige aktiviteter.

HK bruger som udgangspunkt ikke samtykke som grundlag for at behandle dine personoplysninger. I nogle situationer indhenter vi et udtrykkeligt samtykke fra vores medlemmer til at behandle eller videregive personlige oplysninger. I det omfang, vi har bedt om dit samtykke til behandling af oplysninger om dig, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.

Det kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der står i punkt 1. Du kan ofte trække dit samtykke tilbage digitalt på MitHK.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, sker det ikke med tilbagevirkende kraft, så HK’s behandling af dine personoplysninger vil være lovlig frem til det tidspunkt, hvor du trækker samtykket tilbage.

HK opbevarer dine personlige oplysninger sikkert og fortroligt. Vi har både tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der har til formål at beskytte dine oplysninger mod, at de hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.

Når vi videregiver dine følsomme oplysninger, anvender vi altid sikker kommunikation. Hvis du sender mail til HK, er der som udgangspunkt tale om en ukrypteret meddelelse.

Vi anbefaler derfor, at du ikke sender følsomme oplysninger, som eksempelvis CPR-nummer og helbredsoplysninger til os på mail og i øvrigt angiver så få personoplysninger som muligt i dine mail til os.

Du kan i stedet benytte MitHK.dk eller www.hk.dk/kontakt.

Når vi behandler dine personoplysninger, har du følgende rettigheder:

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi har registreret samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

• I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

• Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
  Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle dine personoplysninger – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

• Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod HK’s behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger til direkte markedsføring.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

• Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

 

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Hvis du ønsker at bruge en eller flere af dine rettigheder, skal du kontakte HK. Du kan skrive til gdpr@hk.dk.

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du er velkommen til at kontakte os først, så vi kan undersøge, om vi kan komme dig i møde i forhold til det, som du er utilfreds med. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Denne privatlivspolitik vil blive opdateret og ændret med jævne mellemrum, når det er nødvendigt som følge af lov- og praksisændringer på databeskyttelsesområdet eller, når vores brug af nye teknologiske muligheder gør det nødvendigt. Vi anbefaler derfor, at du løbende holder dig orienteret på vores hjemmeside.
Hvis der sker større ændringer, vil vores medlemmer få direkte besked på MitHK.dk.

Dato for seneste ændring af privatlivspolitikken:
17.01.2022