Få mere ud af dit møde

Forberedelse og planlægning er afgørende, når du skal styre et møde. Foto: Unsplash/Starte Team.

 

Sådan leder du et møde effektivt og med et godt resultat.

1. Sørg for, at mødet begynder til tiden.

2. Guid mødet igennem hvert enkelt dagsordenspunkt ved at præcisere, hvad meningen med punktet er, og hvad der skal tales om eller besluttes. Afhængig af emnet kan du lægge op til, hvem der skal komme med indlæg, eller forklare, hvordan diskussionen skal foregå.

3. Sørg for at holde fokus, så du undervejs venligt guider mødedeltagerne, løbende opsummerer og sørger for, at der ikke er nogen, der kaprer dagsordenen. Sig for eksempel:

  • Må jeg bede jer om at komme tilbage til emne X?
  • Undskyld, vi er ude i en diskussion af Y, men den beslutning er altså truffet.
  • Trines idé er der ikke nogen, der har taget stilling til. Er der nogen, der vil gøre det?
  • Lise og Katrine, I er godt inde i sagerne her, men jeg vil bede jer holde lidt igen, så vi kan få andre synspunkter på bordet.

4. Få diskussionen tilbage på sporet, hvis det alligevel er gået for vidt. Gode sætninger kan være:

  • Undskyld, det er et nyt og meget interessant perspektiv, du bringer ind dér, men lige nu skal vi have drøftet A til bunds.
  • Benjamin, jeg tror, du er ved at tage fat på et lidt andet emne. Så jeg tror, at vi skal vende tilbage til A.
  • Det emne er vigtigt, så lad os lige parkere det og tage det op senere.
  • Som sagt er B ikke noget, vi skal drøfte her. Tilbage til dagsordenen.

5. Sørg for, at der er klarhed om beslutningerne undervejs - ikke mindst ved afslutningen af mødet. Spørg for eksempel: Er vi enige i dette? Skal vi beslutte, at …? Hvis et emne har været til stor diskussion, kan det være en god idé at tage en runde, hvor folk aktivt skal svare ja eller nej til, om de er enige/forstår.

6. Sørg for, at der bliver handlet på de punkter, der skal handles på. Er du chef, kan du som mødefacilitator sige: Bettina, du gør det og det. Er du medarbejder, kan du som mødeleder spørge: Bettina, vil du gøre det og det? Og ellers spørge Alexander osv.

Kilder: Ib Ravn, Erik Juul og ”Bedre møder gennem facilitering” af Ib Ravn og lederweb.dk

 


Læs også: Sådan bliver jeres møder gode og effektive
Brug møder rigtigt 

Hvem skal være mødefacilitator?

Underviser i mødeledelse, Erik Juul:
Jeg synes, man bør adskille den, der har ansvaret for mødet, og mødefacilitator. Så facilitator ikke har andel i resultatet. Man skal blot kende sit mandat, styre mødet og stille spørgsmål. Og så bør det ikke automatisk gå på tur at være facilitator. Brug de kompetencer, folk har.

Forsker i mødekultur, Ib Ravn:
Ofte vil det være en afdelingsleder eller projektleder, der er den naturlige mødefacilitator eller udpeger en anden til at være det. Holder man møde på tværs af teams uden en klar leder, kan man sammen vælge en mødefacilitator i gruppen. Bagefter kan man evaluere, hvordan det gik, om noget skal laves om, eller en anden skal styre mødet næste gang.

 

7 tips til at få succes med et møde

1. Afsæt ikke for meget tid: Book ikke automatisk en time. Se på mødeemnet/dagsordenen - hvor meget tid er nødvendig? Kan der sættes tid på de enkelte punkter? Hvis mødet kan gøres på 10-20 minutter, så gør det stående. Ender I alligevel med tid til overs, så afslut i stedet for at trække ud. Kræver et emne mere tid til diskussion, end der er afsat, så aftal evt. et andet møde til dette.

2. Husk kort, præcis dagsorden: Sæt ikke for mange punkter på dagsordenen. Er den kort og præcis, møder folk op velforberedte og parate til at deltage.
 
3. Kom til tiden: Sørg for, at du ikke er den, der danner præcedens for, at det er ok at komme slentrende 5 minutter for sent.
 
4. Vælg en mødefacilitator: Når der er valgt en facilitator, har vedkommende ansvar for, at mødet starter til tiden, at mødedeltagerne når alle punkter på dagsordenen, at diskussionen ikke kører af sporet, og at der bliver samlet op og lavet handleplaner.

5. Hold fokus: Det er mødefacilitators ansvar, men tag også selv ansvar: Tal ikke ud ad en tangent. En planche til hvert dagsordenspunkt, som mødelederen kan skrive på undervejs, kan også være med til at holde fokus.

6. Sørg for klarhed om beslutninger: Uanset om der skal skrives referat eller ej, skal I sørge for en opsamling, hvor I sammen runder: Hvad er blevet besluttet? Hvem gør hvad? Og hvornår?

7. Vær altid venlig: Tænk over, hvordan du siger tingene, uanset om du er facilitator eller deltager. Du kan sagtens udtrykke din uenighed eller skære igennem uden at være nedladende eller anklagende.