Administration bygger bro mellem demokrati og borgere

Hvad vil det egentlig sige at have en administrationsfaglighed i den offentlige forvaltning? Umiddelbart vil mange nok svare noget med at være i et fag, hvor man administrerer og forvalter. Men hvad er fagligheden i det?

Det spørgsmål har Helle Mylund Jacobsen et svar på. Hun er forfatter til antologien “Administration – Faglighed og praksis i administrativt arbejde” og har i 13 år været lektor på Københavns Professionshøjskole.

- Hvis man skærer helt ind til benet, så er administration som fag at oversætte love og regler til det liv, borgere har i Danmark.

Administration i en nøgleposition

Med den definition placerer Helle Mylund Jacobsen administrationsfaget i en absolut nøgleposition – nemlig som et bindeled mellem det øverste demokratiske niveau og så borgernes liv.

Hvis man skal sige det lidt flot og i det helt store perspektiv, så lyder administrationsfaglighed sådan her fra hendes mund:

VÆRDIEN AF PROFESSIONEL ADMINISTRATION 
Denne artikel er den anden i en serie, hvor Kommunalbladet beder en række eksperter om at give deres bud på værdien af professionel administration. Den første artikel blev bragt i Kommunalbladet nr. 8, 2020.

- I virkeligheden forbinder administrationsfaget vores demokrati med den konkrete borger.

Og den højstemte note skal forstås sådan, at faget administration oversætter og formidler hele det grundlag, som vores samfund og demokrati bygger på, så det bliver relevant, forståeligt og anvendeligt for borgeren. Nemlig at demokratiet bygger på lovgivning, processer omkring beslutninger, gennemsigtighed – og en hukommelse omkring det hele, som sker gennem referater, journalisering, sagsfremstilling, dokumentation og kvalitetssikring.

Det er kernen i en administrationsfaglighed.

Demokratiet risikerer at kuldsejle

Der ligger yderligere en vigtig pointe gemt i den højsang hos Helle Mylund Jacobsen. For med til en sådan administrationsfaglighed hører også en nødvendig viden om ens rolle og funktion i et demokratisk perspektiv.

- Selvfølgelig skal man være dygtig på sit konkrete arbejdsfelt, men jeg mener også, at man som kompetent administrativ medarbejder skal kunne hæve sig op og kunne forstå selve formålet med administration i samfundet, altså at vide hvorfor det er vigtigt, at vi har en dygtig og effektiv administration.

Grunden til, at netop den indsigt er vigtig, er, at hvis ikke politikere, borgere og de ansatte selv præcist kan se, hvad det er for en demokratisk rolle, administra­tionen og administrative processer spiller, så kan det have alvorlige konsekvenser.

Derfor hører det med til fagligheden at kunne se administration i et større perspektiv.

- Et demokrati risikerer at kuldsejle, hvis ikke formålet og betydningen af de administrative processer står tydeligt for alle parter, for ellers er det jo kun i forbindelse med Britta-sager, at man ser betydningen. Så jeg kan ikke understrege nok, hvor vigtigt det er, at alle i faget har den grundlæggende forståelse. Derfor hører det med til fagligheden at kunne se administration i et større perspektiv.

Med andre ord skal administrationsfaglighed ikke bare være en teknisk øvelse om, hvorvidt man er god til it, jura og excelark – det handler også om kendskab til etik og demokrati.

Grundmetoden hedder struktur

Hvis man har set tv-serien “Forsvundne arvinger” på DR, har man et meget godt billede af, hvilke metoder administra­tionsfagligheden bygger på. De metoder åbenbarer sig nemlig i serien, når rigs­arkivaren dykker ned i gamle dokumenter med navne, spor og ledetråde.

- Ja det er jo dybest set administration, altså at nogen på et tidspunkt har administreret oplysninger og viden gennem kategorier, procedurer og ikke mindst skriftlighed. På den måde er administrationen også samfundets hukommelse, ja, man kan sige en måde at fastholde tid og viden på.

De grundmetoder bliver så foldet ud på alle de mange fagområder, som HK’erne sidder på, hvad enten det er økonomi, borgerservice, skole eller hospitaler.

Kommunikation også med

Der er nok dem, der vil indvende, at hukommelse og rigsarkiv lyder vel støvet og ikke stemmer overens med den kæmpe vifte af opgaver, der ligger i at være ansat i administrationen.

- Og det er selvfølgelig rigtigt. Mange administrative har også udviklingsopgaver, men disse er stadig overbygninger, siger Helle Mylund Jacobsen og peger på digitalisering, borgerinddragelse og tværfaglighed som eksempler på nye retninger i den offentlige sektor. Men grundlæggende er det stadig de samme metoder og grundfigurer af struktur, organisering og procedurer, som bruges.

- Og hvis en HK’er én dag lavede den øvelse at registrere, hvor mange af dagens opgaver og gøremål der i virkeligheden kan føres tilbage til de nævnte grundmetoder, så ville de fylde langt, langt det meste.

Ét nyt grundtrin er der dog kommet til som metode i administrationsfagligheden – nemlig kommunikation, bredt set, siger Helle Mylund Jacobsen.

- Kommunikation må nok siges at have opnået en sådan status, for i en velfærdsdagsorden med vægt på samspil og inddragelse af borgere så er kommunikation en selvstændig metode, man ikke kan komme udenom.