Et digitalt system til at registrere arbejdstiden har i årevis givet koks i medarbejdernes lønudbetalinger visse steder i forsvaret. Der er dog ingen planer om gå over til at holde styr på tiden som i gamle dage. Foto: Mostphotos.
Mindst 2.000 medarbejdere i Forsvaret risikerede at blive snydt for både overarbejdsbetaling og optjent frihed, når de registrerede deres arbejdstid som direkte konsekvens af it-systemet Tidsstyring, som blev indført i Forsvaret 1. oktober 2019.
Således skrev HK Statbladet tilbage i november 2020 under overskriften ’Forsvaret beklager kaos i tidsregistrering’ om selvsamme tidsregistreringssystem.
Siden er der blevet rettet op, mens der andre steder løbende bliver arbejdet på at implementere nye digitale løsninger. Dog er der stadig problemer med tidsregistreringen på Maritimt Overvågningscenter i Frederikshavn, der er underlagt Søværnet. Det fortæller HK Stats tillidsrepræsentant på stedet, Sanne Vig Jeppesen:
- Siden indførelsen af det nye system har vi oplevet alvorlige problemer med tidsregistrering, der munder ud i forkerte lønudbetalinger. Vi har således ikke fået retvisende tidsopgørelser i lidt over 2,5 år, siger Sanne Vig Jeppesen, der er vagtplanlægger på Maritimt Overvågningscenter.
På Maritimt Overvågningscenter i Frederikshavn er der i alt 35 ansatte, hvoraf 6 er civile HK’ere.
TR: Systemet er ikke lavet til virkeligheden
Et af problemerne er, at systemet ikke tager højde for, at de 6 HK’ere på overvågningscentret – modsat de fleste andre HK’ere i Forsvaret – har skiftende arbejdstider fordelt på dag- og nathold i 14-ugers intervaller. Problemets kerne er ifølge Sanne Vig Jeppesen, at medarbejdernes tidsopgørelser i de sidste 2,5 år er forkerte, hvilket blandt andet medfører, at overarbejde og løn er blevet afregnet forkert i perioden.
At tidsopgørelserne tager sig forkert ud, skyldes ifølge Sanne Vig Jeppesen, at den arbejdsrytme, som medarbejderne på overvågningscentret arbejder ud fra, der er en såkaldt K-norm, ikke spiller sammen med Tidsstyring-systemet.
- Vores problem er sådan set ikke Tidsstyring, men at vores K-norm-system er fejlbehæftet, som derfor medfører fejl i tidsregistreringen. I princippet kan vi se, hvordan vi skal arbejde i de næste 5 år. I princippet. Følger man den plan nøje, så fungerer det, men sådan er virkeligheden ikke. Som andre almindelige mennesker skal vi også have ferie, på barsel og på kurser. Når det sker, kommer systemet til kort, siger hun med en vis frustration i stemmen.
K-norm
K-norm står for kontinuerlig tjeneste og betyder i grove træk, at der er tale om en funktion, som er besat døgnet rundt. I praksis dækker det over, at man som medarbejder er ansat til at arbejde ud fra en norm, hvor vagterne ligger på helligdage, i weekender og på andre tidspunkter end klokken 8-16. Ud fra K-normen på Maritimt Overvågningscenter i Frederikshavn ligger en dagvagt i tidsrummet klokken 6.30-19.00, mens en nattevagt ligger mellem klokken 18.30 til klokken 7 næste morgen. I en mere almindelig arbejdsnorm ville dagvagten typisk ligge mellem klokken 8-16 og en nattevagt i tidsrummet klokken 23-7.
Selvom det er en del af K-normen, at arbejdet kan finde sted på helligdage, så var det alligevel et af de første problemer, der opstod med K-normen. Den tog ikke højde for vagter på søgnehelligdage, fortæller TR Sanne Vig Jeppesen.
- Ifølge K-normen præsterede vi i alt 518 timer på 14 uger. Og det var uanset, om det var jul, påske eller pinse. Det tog den ikke højde for, og det resulterer så i, at der også kommer fejl i tidsregistreringen. Dermed bliver både tidsopgørelser, løn og eventuelle feriedage forkerte, siger hun og tilføjer:
- Bytter man en vagt 1:1 og efterfølgende bliver syg, så fejler systemet, og vores tidsadministrator skal sidde manuelt og ændre på tingene manuelt, før det er korrekt registreret. Bytter man en dagvagt til nattevagt, så kan systemet ikke håndtere, at lønnen varierer, fortæller Sanne Vig Jeppesen, der er HK Stats TR på Maritimt Overvågningscenter i Frederikshavn.
Landsklubformand: Det er irriterende
Formand for HK Forsvarets Landsklub Tina Tingberg er bekendt med problemerne på Maritimt Overvågningscenter, og hun er alt andet end tilfreds med Forsvarsministeriets Personalestyrelse (FPS), der er ansvarlig for løn- og personaleanliggender i Forsvaret.
- Jeg er træt af vores nye tidsregistreringssystem, for det har aldrig virket optimalt på flere områder. Nogle ting har man løst, på andre punkter siger man, at man i gang med at løse det, men i forhold til tidsopgørelser og K-norm på Maritimt Overvågningscenter, der har man ikke formået at løse problemerne. Det er voldsomt irriterende, siger hun og fortsætter:
- Sammen med HK Stat har jeg været i dialog med FPS undervejs, men de trækker det i langdrag, og jeg tror, at de prøver at sylte problemet med de forkerte tidsopgørelser, fordi det er for dyrt at lave om. I forvejen er det velkendt for de fleste faglige organisationer, at sagsbehandlingstiden hos FPS er voldsom lang blandt andet på grund af underbemanding, siger hun.
Den største faglige organisation i Forsvaret, Centralforeningen for Stampersonel (CS) med 9.000 medlemmer, bekræfter overfor HK Statbladet, at de fra deres medlemmer på Maritimt Overvågningscenter kender til problemet med forkerte tidsopgørelser.
Manglende overblik gør det svært at stole på FPS
Da tidsopgørelserne er forkerte, har Tina Tingberg i sagens natur også svært ved at gennemskue om medarbejderne er blevet snydt for eksempelvis overarbejde og diverse tillæg – og i givet fald – hvor meget de er blevet snydt for.
- Når tidsopgørelser bliver ved med at være forkerte og vanskelige at læse, er det svært at få et overblik over, hvad der er op og ned, og det gør det svært at stole på FPS’ opgørelser både nu og fremover, siger Tina Tingberg.
At der er problemer med FPS og tidsregistrering, er ifølge Tina Tingberg langtfra et nyt fænomen eller et isoleret problem hos Maritimt Overvågningscenter i Frederikshavn:
- Det er et generelt problem. Gennem OAO Forsvar (OAO er Offentligt Ansattes Organisationer, et samarbejde mellem 22 organisationer for offentligt ansatte, red.) havde vi en sag hos FPS, hvor vi var uenige med FPS omkring håndtering af flextid. Her gik Medst (Medarbejder- og Kompetencestyrelsen, red.) ind og gav os ret, og de ting skal nu rettes til digitalt i systemet, således at medarbejderne får det, de har krav på, men det venter vi stadig på. Det burde systemet kunne klare. Det kunne det gamle, så det må skyldes, at systemet er programmeret ud fra en forkert præmis, siger Tina Tingberg, formand for HK Forsvarets Landsklub.
Sektionschef i FPS Brian Kæmpe Berthelsen vil ikke forholde sig konkret til Tina Tingbergs kritik. I en mail til HK Statbladet skriver han, at FPS løbende evaluerer systemet, samt at det i en organisation med 24.000 ansatte – med forskellige overenskomster – er en kompleks opgave at indrette et tidsregistreringssystem.
FPS: Systemet regner rigtigt
Brian Kæmpe Berthelsen er major af rang og sektionschef for SAP HR, der er et it-styresystem i FPS, som tidsregistreringen hører under. I et skriftligt svar forholder han sig til kritikken fra HK Stats TR på Maritimt Overvågningscenter, Sanne Vig Jeppesen. Trods kritikken påpeger han, at tidsregistreringssystemet regner rigtigt, men at forvaltningen af systemet kan forbedres:
- Helt generelt er det sådan, at tidsstyringssystemet, der håndterer 24.000 ansatte, regner rigtigt. Men vi er opmærksomme på, at korrekte tidslister kræver, at forvaltningen er korrekt. For kontinuerlig tjeneste kan der være behov for manuelle indtastninger, eksempelvis hvis en medarbejder pålægges en ekstra vagt. Vi arbejder løbende på at forbedre systemet sammen med brugerne, skriver han.
Brian Kæmpe Berthelsen ønsker ikke at kommentere konkret på, at medarbejderne på Maritimt Overvågningscenter ikke har fået korrekte tidsopgørelser i 2,5 år. Han erkender, at systemet havde en dårlig start tilbage i efteråret 2019, men at det i dag lever op til forventningerne. Samtidig afviser han, at systemet ikke tager højde for medarbejdere med skiftende arbejdstider:
- En lang række fejl er blevet rettet, og tidsstyringssystemet lever nu overordnet op til forventningerne, hvor systemet håndterer tidsregistreringerne og de tilhørende løndele korrekt.
- Tidsstyringssystemet er sat op til at håndtere medarbejdere, som indgår i kontinuerlig tjeneste. FPS har siden efteråret 2021 udbudt kursus i administration af medarbejdere på K-norm samt tilbudt administratorerne at medtage vagtholdslederne, så forståelsen af forvaltningen af medarbejdere på kontinuerlig tjeneste kan forbedres, lyder det fra Brian Kæmpe Berthelsen.
Selvom systemet ifølge sektionschefen er sat op til at håndtere ansatte i kontinuerlig tjeneste, erkender han, der har været opsætningsfejl, som har betydet, at vagter på søgnehelligdage er blevet aflønnet forkert:
- FPS er opmærksom på, at der i tidsstyringssystemet har været opsætningsfejl, hvor medarbejdere, der har udført tjeneste eller afspadseret, på en søgnehelligdag ikke er blevet kompenseret korrekt. De manglende fridage til gode er manuelt blevet tilskrevet de berørte medarbejdere i efteråret 2021. Opsætningsfejlen er med udgangen af april 2022 blevet rettet, så medarbejdere på kontinuerlig tjeneste nu bliver kompenseret korrekt for tjeneste på søgnehelligdage, skriver Brian Kæmpe Berthelsen.
Han medgiver dog, at vagtplanen i en kontinuerlig tjeneste som udgangspunkt ikke tager højde for søgnehelligdage. Et forhold, HK Stats TR Sanne Vig Jeppesen udtrykte kritik af.
- Det er rigtigt, at en kontinuerlig tjenesteplan er konstrueret på den måde, og at en medarbejder på et 14 ugers rul skal præstere 518 timer, uagtet at der ligger søgnehelligdage. Tidsløsningen giver medarbejderne ekstra friheder, når medarbejderen ifølge rullet har enten tjeneste eller afspadsering på søgnehelligdage. Dermed er det muligt at afvikle søgnehelligdagene på et andet tidspunkt. Medarbejderne skal derfor præstere det samme antal normtimer som en medarbejder på en almindelig normplan.
Ifølge Sanne Vig Jeppesen kunne systemet ikke håndtere, at medarbejderne eksempelvis byttede en dagvagt for en nattevagt. Dette forklarer Brian Kæmpe Berthelsen med, at det er en grundpræmis, at medarbejderne kun bytter ensartede vagter.
- I kontinuerlig tjeneste er det en af grundpræmisserne at vagtbytte kun foregår ved, at medarbejderne bytter ensartede vagter. Konsekvensen er, at medarbejdernes normtid bliver forkert, skriver sektionschef i FPS Brian Kæmpe Berthelsen i en mail til HK Statbladet.
En lang proces
Efter 2,5 år, hvor medarbejderne på Maritimt Overvågningscenter ikke har fået korrekte tidsopgørelser, er Sanne Vig Jeppesen træt af vente på en løsning. Hun er ikke tilfreds med FPS’ eller HK Stats indsats i processen med at få rettet op på fejlene.
- Jeg har bedt om hjælp i 2,5 år. Når jeg henvender mig, får jeg ingen svar eller tilbagemeldinger på, hvad der sker. Jeg har indtryk af, at sagen kører i ring i eller er havnet mellem to stole i HK Stat, og at alle tror, at sagen er løst. Det går for langsomt med at få det løst. Fra HK Stats side hører jeg, at det er fordi, FPS er flyttet og mangler personale. Det er ikke HK Stats skyld, men det er som om, at HK accepterer, at det får lov til at tage så lang tid at få løst, siger Sanne Vig Jeppesen.
Faglig konsulent i HK Stat Laila Klausen erkender, at sagen har stået på længe, og at det ikke er med HK Stats gode vilje.
- Der er ikke noget, vi hellere vil end at afslutte denne og alle andre sager og sikre medlemmerne deres rettigheder i en fart. Desværre tager sagsbehandling og kontakt med arbejdsgivermodparten ofte meget længere tid end ønskeligt. Fra vi beder om et møde med PFS, til vi faktisk mødes, kan der gå måneder, forklarer Laila Klausen.
Hun har arbejdet med sagen om tidsregistrering i Forsvaret i samarbejde med HK Stat Nordjylland.
- Svartider hos modparten har vi svært ved at påvirke. Og der er ikke nogen formel tidsfrist at argumentere med. Desuden gjorde corona det i en lang periode umuligt at mødes fysisk for at se på skemaer, som krævede et fysisk møde. Fra HK’s side har vi måske i nogle faser ikke været gode nok til at informere Sanne om, hvad der foregik undervejs. Det beklager jeg, siger Laila Klausen.
Sektionschef i FPS Brian Kæmpe Berthelsen ønsker ikke at kommentere kritikken af sagsbehandlingstiden i FPS, men han skriver til HK Statbladet, at FPS ikke har været igennem væsentlige omflytninger de seneste år, og at FPS ikke mangler personale i øjeblikket.