Direktør: Lad os kigge kritisk på tiden

Kan du genkende følgende situation: Du har mange opgaver og møder tidligt ind, fordi du gerne vil have krydset en masse opgaver af på din liste, og du elsker, at der er ro til det om morgenen. Men du finder hurtigt ud af, at du ikke er alene på kontoret. Lige som du er godt i gang, kommer der en kollega ind, som vil fortælle om den koncert, han har været til i weekenden. Da han er gået, kommer der endnu en kollega ind, og hun vil gerne koordinere nogle opgaver, I har sammen. Du kommer helt ud af dit flow og nåede ikke det, du havde drømt om.

Lyder det bekendt?

Det gør det for mange.

Et opgør med forstyrrelser

I restaurantkæden Sunset Boulevard ønsker de ikke længere situationer som denne og har indført et ”skoleskema” for at gøre op med forstyrrelser. ”Skoleskemaet” er ment som et fælles, fastlagt og struktureret skema, der inddeler dagen i blokke. Det er et sæt fælles spilleregler for hvad, hvor og hvornår. Der er nu afsat rød tid til fordybelse, grøn tid til det sociale, gul tid til koordinering og blå tid til møder. Personen, der ønskede at fokusere og få en masse fra hånden, var rød. Kollegaen, der ville fortælle om koncerten, var grøn, og kollegaen, der ville koordinere nogle opgaver, var gul. De tre farver clasher med hinanden, og skoleskemaet skal forhindre dette. Har man ikke møder i blå tid, kan man have gul eller rød tid. I den røde tid er der ingen telefoner eller mails, og hvis man forstyrrer i den røde tid, skal der være ild i huset.

 

CEO Jens Broch fortæller om Sunset Boulevards metoder og resultater i HK Østjylland.

Skoleskemaet er et af flere metoder, Sunset Boulevard har benyttet sig af, for at kunne effektivisere arbejdsdagen på en sådan vis, at de har kunnet indføre en 4-dages arbejdsuge. Og på trods af, at CEO Jens Broch og hans medarbejdere går på weekend torsdag eftermiddag, har virksomheden i år præsteret en omsætningsrekord i 2022.

Et opgør med ”mere tid giver mere værdi”

Du kender sikkert nogle, der finder prestige i at fortælle, at de arbejder 80 timer om ugen. Eller i altid at være den sidste, der går hjem. Men det er ud fra en idé om, at mere tid giver mere værdi. Og det er de ikke enige hos Sunset Boulevard.

- Hvem har sagt, at man SKAL arbejde fem dage om ugen – eller mere end det – for at vækste? Vi har vækstet med 4-dages arbejdsuge, og vi er blevet langt mere ambitiøse, mens vi har arbejdet mindre, fortæller CEO Jens Broch.

Arbejde = værdiskabende tid + spild af tid.
Målet er at maksimere det første og minimere det sidste.

- Jens Broch, CEO i Sunset Boulevard

 

Et opgør med pseudoarbejde

Måske har du også prøvet at lave en rapport til ledelsen om et eller andet. Du ved ikke, hvad den skal bruges til, og du ved ikke, om de overhovedet læser den. Men du skal lave den hver måned. Det er klassisk pseudoarbejde.

Sådan var det også før i tiden i Sunset Boulevard. Det har de gjort op med ved at gøre det legitimt at spørge ”hvorfor?” Hvorfor skal jeg lave denne rapport? Hvorfor skal jeg med til det møde?

- Vi er blevet bedre til at være kritiske og spørge os selv og hinanden, hvorfor vi egentlig udfører de opgaver, vi gør. Vi vil gerne udvise respekt for tiden og sørge for, at når vi bruger vores egen og andres tid, så bruger vi den ordentligt. Men øvelsen er svær. Pseudoopgaver kommer nemlig snigende. Hertil kommer, at vi ikke altid er enige om, hvordan en pseudoopgave ser ud. Her har vi lært, at det er vigtigt, at vi vover pelsen og simpelthen bare prøver at holde op med at udføre opgaver med tvivlsom værdi, siger CEO Jens Broch. 

- Vi troede ikke, vi havde ret meget pseudoarbejde, men det havde vi! Spørgsmålene om, hvorfor noget skal laves, har elimineret en masse pseudoarbejde, men det har også gjort meningsløse opgaver til meningsfulde opgaver for medarbejderne, fordi de nu ved, at lige præcis de tal, de trækker til den og den rapport, bliver brugt på den og den måde. Vi har også fået åbnet op for en snak om, hvad der kan automatiseres, og hvor lang tid, man forventer at skulle bruge på en opgave, for hvis man bare bestiller et rugbrød, er det ikke sikkert, at det er fedt at få en kage, der er Bagedysten værdig, siger CEO Jens Broch.

 

Vejen til en 4-dages arbejdsuge kræver, at vi kigger kritisk på, hvordan vi bruger vores arbejdstid.

 

Et opgør med ineffektive møder

Kender du de mødeindkaldelser, hvor der er virkelig mange deltagere, og hvor overskriften giver ikke rigtig nogen indikation af, hvad mødet skal handle om? Til gengæld er det langt. Der er ingen dagsorden, så man kan møde forberedt.

Det har de også gjort op med i Sunset Boulevard, hvor de har reduceret antallet af møder med med mere end 50 % og reduceret antallet af mødedeltagere med 40 %. En mødeindkaldelse skal være ude minimum 36 timer før mødestart, og der skal være en dagsorden et såkaldt ”pre read” – altså materiale, så man kan forberede sig.

- Har vi ikke fået pre read ud inden 36 timer før mødet, ja så aflyser vi mødet, for vi er færdige med ineffektive møder, hvor der står en og læser op fra en PowerPoint, siger CEO Jens Broch. 
 

Fri om fredagen

Sunset Boulevard har været tre år om deres rejse mod en 4-dages arbejdsuge, og det har helt fra starten været tanken, at også medarbejderne i restauranterne skulle have glæde af det. 

- Det har taget noget tid at finde den rigtige model. Vi har testet en ny model omkring arbejdsgange, vurderingssystemer og bonussystemer i restauranterne. Der er store forskelle på 4-dages arbejdsuge på hovedkontoret og modellen i restauranterne, men grundtanken med at udfordre gamle måder at tænke og handle på og være meget bevidst om, hvad man bruger sin egen og andres tid på – den er den samme. Ligesom med 4-dages arbejdsuge på hovedkontoret, så ser vi også i restauranterne, at den nye model fører til større medarbejdertilfredshed, sideløbende med, at virksomheden vækster mere end nogensinde, fortæller CEO Jens Broch. 

Der er forskellige modeller for hovedkontoret og i restauranterne. Restauranterne kan via et pointsystem blive en guldrestaurant og opnå 4-dages arbejdsuge. Deres fridag ligger forskudt, så restauranten ikke skal holde lukket en dag i ugen. Hvis de mister deres guld-status, er de tilbage på 5-dages arbejdsuge. På hovedkontoret har de med de fire opgør, som er beskrevet herover, opnået 4-dages arbejdsuge med fri om fredagen og fuld løn. De kalder fridagene Sunset Fridays, og de har nu den højeste medarbejdertrivsel nogensinde.

Prøv noget af

At indføre en 4-dages arbejdsuge er en lang proces, og alle arbejdspladser er forskellige. Ifølge Jens Brocher det i bund og grund et opgør med måden, vi bruger vores egen og hinandens tid på.  Det handler om ikke længere at være ukritiske forbrugere af hinandens tid, som var den en bundløs pool af menneskeligt overskud og ubegrænset arbejdsglæde. Det er den ikke. Den er vigtig, begrænset og kostbar. 

- Jeg er overbevist om, at det ikke kun handler om, hvor mange timer vi arbejder. Det handler om at være kritiske med den tid, vi har. Vi skal i langt højere grad stille krav og overveje, hvordan vi bruger – ikke bare vores egen – men også hinandens tid. Hele 82% af medarbejderne oplever, at de er blevet mere effektive, og mit råd til andre er bare at komme ud over stepperne og få prøvet nogle metoder af og se, hvad der virker på jeres arbejdsplads. For os har det været godt at tage det i sprint af 7-10 uger efterfulgt af evalueringer med medarbejderne. Vi startede også med en fridag om måneden, så to og nu har vi en reel 4-dages arbejdsuge, fortæller CEO Jens Broch.