Sådan håndterer du den svære afskedigelse

Erhvervspsykolog Thomas Rosenberg giver gode råd til, hvordan du som leder tackler en svære situation, som afskedigelser er.

Regeringen har lagt op til store administrative besparelser i kommuner og regioner fra næste år og frem til 2030. Det kan komme til at koste tusindvis af HK-medarbejdere jobbet, vurderer HK Kommunals økonom Caspar Holm Andersen.

Og det kan betyde, at mange chefer vil skulle indkalde medarbejdere til en samtale om afskedigelse. Så – hvordan tackler du bedst den svære situation? Det gav erhvervspsykolog Thomas Rosenberg og partner i konsulentvirksomheden HR7 Erhvervspsykologi gode råd til på et webinar for HK Kommunal Chefgruppens medlemmer i slutningen af september.

Forbered dig godt

Thomas Rosenberg stillede indledningsvist deltagerne dette helt overordnede spørgsmål: Forstil dig, at du bliver fyret i morgen. Hvilke tanker og følelser opstår i dig? Og hvordan ville du selv foretrække at blive fyret?

- Jeg har oplevet, at chefer bliver fulgt ud af to rådhusbetjente uden at kunne få lov at sige farvel til medarbejderne. Det er en lidt hård måde at gøre det på. Det måtte gerne være anderledes, svarede en af webinar-deltagerne.

En anden deltager fremhævede, at det er vigtigt at have respekt for det menneske, som sidder over for.

- Uanset om afskedigelsen er uforskyldt eller ej, ved vi, at vi trækker gulvtæppet væk under vedkommende. Derfor er der brug for ordentlighed og nærvær fra chefens side. Medarbejderen skal have tid til at bearbejde det, som sker og til at blive klogere på hvorfor. Vi kan ikke bare aflevere budskabet.

Når Thomas Rosenberg stiller netop spørgsmålet om måden, afskedigelsen foregår på, er det fordi organisationen vil huske netop det, også efter medarbejderen har forladt arbejdspladsen.
- Den afskedigede medarbejder vil altid huske, hvordan du håndterede situationen. Og den fortælling bliver boende i organisationen – uanset, hvad grunden til afskedigelsen er. Så for at håndtere samtalen på den for dig bedste måde skal du forberede dig godt, sagde han.

Kend til medarbejderens reaktioner

Thomas Rosenberg anbefaler derfor, at du inden samtalen tænker over:

• Hvad er dine styrker, når du skal tage en afskedigelsessamtale/svær samtale?
• Hvad er dine udfordringer, når du skal tage en afskedigelsessamtale/svær samtale?
• Hvordan er situationen, hvis du om nogle måneder skal kunne være tilfreds med din egen håndtering af afskedigelsessamtaler? Hvad gør du, hvad gør medarbejderen?

Det er også godt at kende de forskellige reaktionsfaser, medarbejderen gennemgår, når budskabet om afskedigelsen er leveret. Den første chokfase kan rumme vrede, fornægtelse, gråd, eller grin. I løbet af de næste uger kan reaktionerne skifte til begyndelse erkendelse, forsvar, voldsomme følelsesudbrud osv.
- Det er helt naturlige reaktioner, og hvis du kender til dem, kan du være forberedt og derfor rumme dem bedre i samtalen og i tiden efter, siger Thomas Rosenberg.

Tag styringen og vær lyttende

Når du sidder overfor medarbejderen i den svære samtale, er det nyttigt at have tænkt over din egen position i samtalen på forhånd.

- I situationen gælder om at være ansvarlig, tage styringen og sætte scenen – levere et klart og tydeligt budskab, så du ikke efterlader medarbejderen med tvivl eller forvirring. Samtidig skal du kunne træde tilbage og være aktivt lyttende og nærværende og rumme medarbejderens reaktioner. Du skal undgå at havne i en forsvarsposition, være aggressiv, opgivende, kigge væk osv., siger Thomas Rosenberg.

Når samtalen er overstået, skal du have afklaret disse punkter:
1. Fornem, om den opsagte ønsker at blive på arbejde eller hellere vil gå hjem – og forbered en back-up-plan, hvis de reagerer anderledes end forventet.
2. Afsæt tid i din kalender til at gribe ekstra møder på den opsagtes vegne eller hasteopgaver.
3. Hav forberedt al officiel kommunikation til resten af organisationen på forhånd.
4. Vær synlig og tilgængelig bagefter. Det skaber ro, hvis ledelsen står ved deres beslutning og ikke putter sig på kontoret.
5. Inviter til, at kollegaer gerne må dele deres bekymringer og rum deres umiddelbare reaktioner.

Derudover anbefaler han at have fokus på ”Inplacement”-perspektivet – dvs. de medarbejdere, der er tilbage på arbejdspladsen.
- Inplacement er den ledelsesindsats, som retter sig mod de medarbejdere, der bliver tilbage og skal løfte organisationen videre. Her skal dit fokus være på at reetablere den organisatoriske handlekraft. Det er vigtigt, fordi de medarbejdere, som er tilbage, kan kæmpe med bl.a. lav motivation, vigende loyalitet, dårlig trivsel, stigende sygefravær, orientering mod andre jobmuligheder og fald i produktivitet, siger Thomas Rosenberg.

Han anbefaler, at du som leder derfor sætter rammen for gode dialoger, hvor forskellige måder at forholde sig til den nye situation kan få lov at komme til udtryk, blive rummet og håndteret, fx frustration, usikkerhed, lettelse, spændthed osv.

- Det kan du gøre ved bl.a. at holde afdelingsmøder om fortiden, nutiden og fremtiden: Hvorfor er det gået, som det er gået? Hvilken viden havde ledelse som baggrund for at træffe beslutningerne? Hvad var mellemregningerne? Nutiden handler om, hvad konsekvenserne bliver for vores team/afdeling/organisation? Hvilke opgaver skal vi løfte og ikke løfte, mens fremtiden er, hvad vi skal udrette sammen, og hvordan vi sammen bidrage til at løse opgaverne, så de skaber værdi?

Pas også på dig selv

Det er, påpeger Thomas Rosenberg, også vigtigt at passe på dig selv som leder i processen. Her anbefaler han, at egenomsorg også omfatter at kunne dele sine tanker og følelser fra oplevelsen med kollegerne.

- Den amerikanske psykiater Phil Stutz anbefaler, at du har fokus på tre ting, når du skal holde fast i, hvad han kalder din ’livskraft og energi’ efter fx en svær samtale, siger Thomas Rosenberg og uddyber:

- Din krop er dit fundament. Sørg for at holde den sund med god kost, motion og søvn. Dine relationer forbinder dig med livet og resten af verden. Så ræk ud, inviter en god kollega eller ven på frokost eller en kop kaffe og få talt sammen – og stil dig selv spørgsmålet: Hvordan kan du og dine lederkolleger løbende etablere et uformelt forum at dele jeres erfaringer i om at være i svære situationer, bl.a. afskedigelser?

- Det tredje og sidste punkt er forholdet til dig selv: Hvad foregår der indeni dig? Grib evt. en pen og et stykke papir og bare skriv, hvad der falder dig ind. Det er den bedste vej ind i dit eget ubevidste og udstiller, hvad der udspiller sig her.

Flere af deltagerne i webinaret gav udtryk for, at Thomas Rosenbergs råd matchede godt med deres egne erfaringer.

- For mig har det været vigtigt at forberede mig godt til disse samtaler. Og at sætte tid af til både forberedelse og selve samtalen. Netop fordi måden, vi gennemfører dem på, er den historie, der bliver fortalt bagefter. Jeg har oplevet at skulle afskedige nogle, som var meget tæt på, hvor jeg har måtte skrive alt det ned, jeg skulle sige, på forhånd og også har måtte give udtryk for, at det var svært for mig. Fordi det er vigtigt at vise, at vi ikke er robotter. Vi skal selvfølgelig gøre vores job som chefer, men vi skal også huske at være mennesker.