En pligt til at indføre systemer til at registrere al arbejdstid skal fra 1. juli 2024 sikre, at reglerne om daglig og ugentlig hviletid og maksimale ugentlige arbejdstid overholdes. Reglerne omfatter også HK’ere på de kommunale og regionale arbejdspladser.

På mange arbejdspladser har man måske allerede et system, der kan anvendes, fx et flekstidssystem. Den enkelte arbejdsgiver vælger selv, hvordan man vil indrette et system, der omfatter alle ansatte. 

De nye regler tager udgangspunkt i EU’s arbejdstidsdirektiv, der har et arbejdsmiljøsigte. Pligten til at indføre et system til registrering af arbejdstid findes i arbejdstidslovens § 4 b. Efter bestemmelsen skal arbejdsgiver indføre et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system til registrering af arbejdstid, der gør det muligt at måle den daglige arbejdstid for hver enkelt lønmodtager. 

Her er, hvad du bør du vide

Hvem er omfattet?

Langt de fleste ansatte vil være omfattet af tidsregistrering efter de nye regler. Der er en undtagelse for de såkaldte ”selvtilrettelæggere”, men undtagelsen er meget snæver. Se nedenfor. 

Hvem er undtaget?

Der er efter arbejdstidslovens § 1, stk. 6 en mulighed for at falde uden for pligten til at registrere, hvis ”arbejdstidens længde som følge af særlige træk ved det udførte arbejde ikke måles eller fastsættes på forhånd, eller hvis lønmodtagerne selv kan fastsætte den, når der er tale om lønmodtagere, der kan træffe selvstændige beslutninger, eller som har ledelsesmæssige funktioner”. Denne undtagelse har efter EU-Domstolens praksis et ganske begrænset anvendelsesområde.

Det er en konkret vurdering af det enkelte ansættelsesforhold. Ifølge forarbejderne til loven er det ikke muligt at undtage en hel kategori af medarbejdere. EU-Domstolen har slået fast, at undtagelsen omfatter arbejdstagere, ”hvis arbejdstid som helhed ikke måles eller fastsættes på forhånd”. Det vil derfor ikke være tilstrækkeligt, at den ansatte har en betydelig frihed i arbejdstilrettelæggelsen, hvis den ansatte ikke selv bestemmer omfanget af sin arbejdstid. Der skal dermed noget til for at være ”selvtilrettelægger” og dermed være undtaget fra at registrere arbejdstiden.

Hvad er kravet til systemet til registrering af arbejdstid?

Loven stiller ikke krav til, hvordan systemet til registrering af arbejdstid skal være, bortset fra, at det skal være ”objektivt, pålideligt og tilgængeligt”. Den enkelte lønmodtager skal desuden have mulighed for at tilgå oplysningerne. Så det kan i princippet være alt fra et Excel ark til en app, hvori arbejdstiden kan registreres. Arbejdsgiverne kan også have et system med et fast tidsskema for den enkelte, så det kun er nødvendigt at registrere de konkrete afvigelser fra det faste skema.

Arbejdsgiver har pligt til at gemme registreringer i 5 år. 

Hvorfor registrering? 

Pligten til at indføre et system til registrering af arbejdstid er begrundet i arbejdsmiljøregler om arbejdstid. Der er regler om daglig og ugentlig hviletid og regler om maksimal ugentlig arbejdstid. Og for at sikre, at de overholdes, er arbejdsgiver forpligtet til at indføre et system til registrering af arbejdstiden.

Registrering af arbejdstid er til fordel for medarbejderne, da det bliver mere synligt, hvor mange timer man arbejder. 

Registrering af arbejdstid er til fordel for arbejdsgiverne, da der bliver et bedre overblik over, hvor mange timer medarbejderne leverer. Arbejdsgiveren har dermed også reel mulighed for at følge op på de medarbejdere, der arbejder på en måde, så hviletid og maksimal ugentlig arbejdstid ikke overholdes. 

Er der pligt for medarbejderen til at registrere arbejdstid?

Pligten til at indføre systemet påhviler arbejdsgiver. Men betyder det, at den ansatte er forpligtet til at registrere sin arbejdstid? Der er efter loven ingen tvang til at bruge systemet. Men arbejdsgiveren kan i medfør af ledelsesretten pålægge sine ansatte, at de skal registrere deres arbejdstid. I det tilfælde har den ansatte naturligvis pligt til at udfylde tidsregistreringen. Og følger man ikke denne instruks, så kan det i værste fald få konsekvenser for ansættelsen.

Er der sanktioner, hvis arbejdsgiver ikke indfører et system?

Det er ikke muligt at sanktionere en arbejdsgiver for overtrædelse af pligten til at indføre et system til registrering af arbejdstid. Hvis en eller flere medarbejdere enten ikke registrerer deres arbejdstid eller gør det mangelfuldt, vil konsekvensen heller ikke være, at arbejdsgiver kan pålægges en godtgørelse efter arbejdstidsloven eller en bøde efter arbejdsmiljøloven.

Men den manglende (eller mangelfulde) registrering kan få processuel skadevirkning for arbejdsgiveren i en sag om krænkelse af rettigheder efter loven. Her kan den manglende registrering betyde, at det er den ansattes oplysninger om arbejdstiden, som må lægges til grund.

Er registreringer af arbejdstid en personoplysning?

Ja – registrering af arbejdstid er en personoplysning. Det betyder, at arbejdsgiver skal være opmærksom på de databeskyttelsesretlige regler, når systemet udformes og anvendes. Der vil derfor også være grænser for de tidsregistreringssystemer, som en arbejdsgiver kan anvende. Systemer med fingeraftryk eller ansigtsgenkendelse kan give arbejdsgiver adgang til følsomme oplysninger (”biometriske data”), som ikke er nødvendige for selve registreringen af arbejdstid.

Har du spørgsmål?

Hvis du har yderligere spørgsmål, eller du er uenig med din arbejdsgiver om registrering af arbejdstid, så kontakt din TR på arbejdspladsen. Hvis der ikke er en TR, så kontakt din HK-afdeling.