Den dokumentation, som Monica Skov Madsen laver, kan også bruges til at forklare ledelsen, hvorfor det for eksempel er nødvendigt med flere assistenter. Foto: Mogens Jepsen
Det er ikke tilfældigt, at Monica Skov Madsens titel på Roskilde Bibliotek er koordinator. For er der noget, hun gør, så er det at koordinere tal, statistik og data fra excel-ark, så hun kan optimere brugen af medarbejdere til særlige opgaver.
- Tidligere var det lidt på mavefornemmelse og intuition, vi lavede vagtplaner, men med de her data kan vi langt bedre udnytte vores resurser optimalt, siger Monica Skov Madsen.
Hendes arbejde med data er da også en af grundene til, at hun optræder på HK Kommunals store medlemskonference “Fag & Fremtid” i september – som netop har dataarbejde som gennemgående tema.
En af de store opgaver på et bibliotek er “fremfinding”, det vil sige at finde de materialer, der er hjemme på bibliotekets hylder, og som borgerne har bestilt på bibliotekets hjemmeside, bibliotek.dk eller i appen Biblioteket. Mange borgere sidder nemlig derhjemme og bestiller materialer på livet løs, og så tikker bestillingerne derefter ind i bibliotekets systemer.
Men er man centralbibliotek som i Roskilde, så har man ifølge aftalen kun 24 timer til at finde det pågældende materiale. Derfor følger Monica Skov Madsen nøje bestillingerne tikke ind, og hun trækker daglige lister. Mandag er den dag med flest bestillinger – cirka 600-800.
PRÆCISE MÅLINGER
Monica Skov Madsen og biblioteket har lavet præcise tidsmålinger for, hvor lang tid det tager en finde en bestemt type materiale.
En billedbog står i børnebiblioteket, men kasserne med billedbøger er tit en højst usystematisk affære, og derfor kan det tage op til 5 minutter at finde en bestemt bog. Derimod tager det max 15-30 sekunder at finde en voksen krimibog. En fremfinding af en cd ligger et sted midtimellem.
Og så er det for Monica Skov Madsen “blot” at kombinere data fra systemerne og exel-arkene – selvfølgelig under hensyntagen til tidspunktet for, hvornår, bestillingerne er tikket ind – så hun kan lave vagtplaner for de to daglige runder med fremfinding.
På akkurat samme måde trækker hun data fra systemet til at lave vagtplaner for de afleverede materialer med, så de kan blive sat tilbage – sådan at antallet af personaler til opgaven passer med antallet af materialer.
DOKUMENTATION TIL LEDELSEN
Perspektivet ved at bruge data på den måde er dog større end bare vagtplaner.
Ledelsen vil ofte have brug for at vide, hvilke behov afdelingen har, og hvor mange resurser, der er brug for – og til hvad. Noget af den dokumentation kan Monica Skov Madsen levere.
- Tallene kan for eksempel bruges i forhold til at forklare ledelsen, hvorfor det er nødvendigt med assistenter. Hvis det handler om nyansættelser, kan vi også bedre argumentere for, hvilken stillingstype der er mest brug for.