Sund forvaltningskultur: Vi vil være det gode eksempel i klassen

Rikke Mai Cordua og hendes faglige teamleder Mie Toft Nilsson synes, at det er motiverende, at sagsbehandlerne bliver involveret og kan sætte deres præg på forvaltningskulturen. Foto: Mikkel Østergaard

Hos Forsvarsministeriets Koncern IT arbejder medarbejdere og ledere løbende med at skabe en stærk forvaltningskultur. Efter coronaperioden skulle medarbejderne finde ind i en ny hverdag igen, og samtidig blev der ansat mange nye medarbejdere, så tidpunktet var det rette til at gå all in.

Omdrejningspunktet i arbejdet er udvikling af medarbejdernes kompetencer. Det er godt for arbejdsmiljøet og trivslen, oplever medarbejderne. 

- Det er alle tiders. Personligt synes jeg, at det er motiverende at være på en arbejdsplads, hvor der er fokus på at udvikle sig og lære. Det er jo vigtigt, at man som medarbejder får styrket sin faglighed, siger indkøbsrekvirent Rikke Mai Cordua, der startede i jobbet i april 2022.

LÆS OGSÅ: Sund forvaltningskultur: Det skal være et tillidsbaseret projekt

Hun har været på et kursus i skriftlig kommunikation, som handlede om, hvordan man kommunikerer skriftligt på en god faglig måde. Hun og kollegerne lavede forskellige øvelsesopgaver, hvor de blandt andet skulle skrive en one-pager i form af et resumé, der tog afsæt i konkrete opgaver. Rikke har også taget et brush up-kursus i grammatik og kommaregler.

Ny organisering i teams

Forsvarsministeriets Koncern IT har brug for højere kvalitet i arbejdet og en mere ensartet kommunikation i sagsbehandlingen. De sagsnotater, som direktionen bruger til at træffe faglige beslutninger ud fra, skal skrives på samme måde i bestemte dokumentskabeloner. Sagsbehandlerne skal indøve, hvordan sådan et sagsoplæg skal skrives, så det præsenterer problemstillingen på en fyldestgørende måde, går til sagens kerne og rammer det rigtige sprog.

Noget af det, som medarbejderne har efterspurgt i Arbejdspladsvurderingen (APV), har været klare roller, opgaver og ansvarsfordeling. Det har betydet, at der nu er indført en teamstruktur i sektionen.

- Vi har oprettet teams og udpeget faglige teamledere for at skabe tryghed om, hvad der forventes af den enkelte. Og for hver medarbejder er der nu formuleret en opgavebeskrivelse. Det har gjort det meget mere tydeligt, hvad der forventes af den enkelte medarbejder, og hvordan opgaverne skal prioriteres. Det har gjort en stor forskel, fortæller Natasja Perotti, som er sektionschef for Forvaltnings- og Ledelsesstøttesektionen.

For at understøtte den nye teamorganisering er der sat fart på den individuelle kompetenceudvikling.

Udnævnt til faglig leder

En af de nyudnævnte faglige teamledere er Mie Toft Nilsson, der sidder som indkøbsrekvirent. Samtidig med, at hun blev faglig teamleder, er hun startet på en akademiuddannelse i ledelse på Cphbusiness (Copenhagen Business Academy). Teorien fra uddannelsen kobler hun på opgaven i praksis med at få etableret teamet og få konkretiseret de enkelte medarbejderes roller og ansvar. Hun trives godt med, at der er kommet så stor fokus på kompetenceudvikling.

- Jeg synes jo, at det er altafgørende. Det skal jeg bestemt ikke lægge skjul på. Vi har en ledelse, der faktisk lytter til, hvad vi siger. Det gør, at jeg er rigtig glad for at være i divisionen. Hvis ikke vi får lov til at udvikle os, bliver vi bare robotter, fremhæver hun.

Mies eksamensopgave i foråret handlede om, hvordan teamsamarbejdet skulle etableres, så alle arbejder hen mod et fælles mål. Rammer og regler i teamet er gjort tydelige, fx hvordan kommunikationen bliver ensartet – lige fra notatet til ledelsen til autosvaret. Og alle er blevet skarpere på hvilke oplysninger, som man skal bede om i forbindelse med et indkøb, så det altid er det samme, der bliver sendt ud.

At arbejde med ledelse er den vej, som Mie Toft Nilsson gerne vil gå. Allerede nu har hun været med til at lave jobopslag og opgavebeskrivelser, afholde ansættelsessamtaler og fordele opgaver ud fra, hvad der motiverer den enkelte i teamet.  

Tid til at sparre

Sidemandsoplæring er også blevet en vigtig del af kompetenceudviklingen. Medarbejderen sætter sig sammen med lederen for at indøve, hvordan man fx skriver et sagsoplæg. Det er også blevet en fast rutine, at man altid skal have en kollega til at læse sine sagsoplæg igennem. Der skal være tid til at sparre med hinanden, så man kan få forslag og input til sit arbejde. Medarbejderne opfordres generelt til at samarbejde om opgaverne, for det er der også en læringsproces i.

Forsvarsministeriets Koncern IT hører organisatorisk til FMI – Forsvarets Materiel og Indkøbsstyrelse. Arbejdet med forvaltningskulturen er et særligt pilotprojekt kun for Forsvarsministeriets Koncern IT. Hvis det viser sig, at det fungerer godt på længere sigt, er det planen, at det skal bredes ud i andre dele af Forsvaret.

Det gode eksempel i klassen

- Når man gør noget godt, er det okay at sige, at vi faktisk er lykkedes med noget. Jeg håber, at der er andre, der kan bruge noget af det, som vi gør. Vi vil gerne være det gode eksempel i klassen, siger Natasja Perotti.

Ledelsen bakker op om projektet. Chef for FMI’s ledelsessekretariat Søren Gandrup forventer, at indsatsen løfter niveauet generelt, og at Forsvarsministeriets Koncern IT bliver i stand til at holde niveauet.

- Vi går rigtig meget op i at gøre tingene ordentligt og dokumentere, hvad vi gør. Og det gælder uanset, hvad det er. Det prøver vi at understøtte på en god måde, så det ikke bliver så vanskeligt for medarbejderne at udøve deres opgaver, pointerer han.

I den kommende tid er der sat 3 kurser i kalenderen i et helt nyt forløb. Det er en opfølgning på tidligere undervisning i grundlæggende skrivemetode, Forsvarets skrivemetode og sagsanalyse.