Debatindlæg: Esas er et velfungerende administrativt system

Professionshøjskolerne har fået nyt it-system til studieadministration. Foto: VIA University College Horsens.

En række medier tog i maj 2023 fat i sagen om ekstraregninger til flere af de danske professionshøjskoler på grund af forsinkelser og fejl ved et nyt it-system kaldet Esas – udviklet af Netcompany. Altinget og A4 skrev om store ekstraudgifter, som ikke blev dækket af ministeriet, hvilket potentielt ville kunne medføre fyringer blandt de i forvejen travle medarbejdere.

LÆS OGSÅ: HK’ere fyres på grund af dyre ekstraregninger 

Men nu melder flere medarbejdere på nogle af landets professionshøjskoler sig med en opbakning til det nye it-system. De har som svar på kritikken forfattet et debatindlæg, som vi bringer her:

Nok er nok! Esas er et velfungerende administrativt system

For tiden kan man læse, hvordan særligt Københavns Professionshøjskole, giver det nye studieadministrative system, esas, skylden for fyringer på Københavns Professionshøjskole, dårlig trivsel og arbejdsmiljø, og at studerende ikke kommer til de rigtige eksamener.

Esas blev taget i brug af de første institutioner i oktober 2020, og siden fulgte resten af de nuværende institutioner i februar og marts 2021. Forud for de enkelte institutioners konverteringer, fra det gamle system SIS, blev der opfordret til en grundig oprydning i de data, der skulle konverteres. Derudover var det en klar anbefaling, at man lavede en implementeringsorganisering, der kunne supportere internt og udarbejde guidelines til de enkelte medarbejdere for at sikre datakvalitet for institutionen.

Nuvel, det har ikke været en dans på røde roser. Esas er et IT-system, hvor der har været fejl og masser af børnesygdomme, og der arbejdes fortsat på udvikling af nye og forbedrede funktioner i systemet.

Men på institutioner, hvor man har taget opgaven med oprydning og fokus på høj datakvalitet alvorligt, har vi et yderst velfungerende system.

Vi sidder med en oplevelse af, at vi har afskaffet en lang række af Excelark, som vi tidligere har haft til at holde styr på studerendes studieforløb. Studerende, der skal til syge-/omprøver, studerende der er syge eller på barsel, studerende der har merit for enkelte fag eller hele semestre. Alle disse ark er afskaffet i dag, da det er muligt at lave et direkte udtræk fra systemet, der præsenterer de aktuelle data – og altså ikke er behæftede med risiko for, at en medarbejder har glemt at ajourføre arket i forbindelse med en sagsbehandling.

Så er der den manglende funktionalitet til indberetning, hvor vi skal sende vores opgørelse til ministeriet, der danner baggrund for afregning til institutionerne for antal gennemførte studerende.

Her er det korrekt, at funktionalitet til selve afsendelsen ikke er udviklet endnu. Men det er muligt at lave udtræk, så vi kan få et retvisende tal for, hvor mange studerende, vi har fået igennem uddannelseselementer, som dermed skal udløse tilskud. Og det har fungeret sådan, at vi kan lave det udtræk og få afregning som en slags a conto, indtil vi, rent teknisk, kan afsende indberetningerne.

Det er så her, det igen bliver vigtigt, at man har en god datadisciplin og har styr på sine data, for hvis man ikke har det, så er det klart, at man ikke får et retvisende resultat af sine opgørelser…

Men når man, som Københavns Professionshøjskole, har negligeret sit ansvar for dataoprydning, god implementering og et internt support set-up, ja så kommer man til at betale regningen. Men kan man skyde skylden på systemet?

En væsentlig faktor, som endnu ikke er nævnt i forbindelse med sektorens pressede økonomi, er, at vi som andre velfærdsområder, var pålagt den berømte 2 procents besparelse i årevis. Og ligesom det er et problem på sygehuse, i ældreplejen, i folkeskolen og i daginstitutionerne, at der er skåret alt for langt ind til benet, så står vi med samme udfordring på vores uddannelsesinstitutioner – der skal uddanne vores unge mennesker til det arbejdsmarked, der skriger på kompetent arbejdskraft.