Statsrevisorer: Forsvarsministeriet har på intet tidspunkt haft overblik over ISS-ydelser

Staten og private leverandører bør lære af den fejlslagne udlicitering til ISS og bruge den opnåede viden og erfaring ved fremtidige udbud af facility management, lyder det fra statsrevisorerne.

Statsrevisorerne konstaterer, at ingen af formålene med facility management-kontrakten er indfriet. Forsvarsministeriet har hverken kunnet sikre et højt serviceniveau, reducere udgifterne til facility management eller opnå de besparelser, som var forventet, da ministeriet besluttede at samle facility management i én kontrakt.

Så klart lyder kritikken fra statsrevisorerne, efter de på et møde 21. februar 2022 har behandlet Rigsrevisionens beretning om Forsvarsministeriets styring af ”nordens største” facility management-kontrakt på 3 milliarder kroner.

Kontrakten blev indgået i slutningen af 2017 med start 1. februar 2018. Men antallet af klager eksploderede, og alene i 2019 modtog FES cirka 6.000 indberetninger om mangler i den service, ISS leverede, svarende til cirka 17 indberetninger om dagen. Den stærkt kritiserede service i Forsvaret fik samtidig mere end 6.000 til at melde sig ind i facebookgruppen ”Til kamp mod ISS”.

Håber staten bruger erfaringerne

HK Statbladet har talt med statsrevisor Frank Aaen (EL), som efter dagens møde glæder sig over, at Rigsrevisionen har gravet i sagen.

- Det her er en skandale, og problemerne falder tilbage på den kontrakt, man har indgået. Men samtidig må vi også konstatere, at leverandørens egenkontroller helt åbenlyst ikke har virket. Det er en skarp kritik af Forsvarsministeriet, men det er samtidig en klar mangel, at Rigsrevisionen ikke har kunnet gå mere ind og vurdere leverandørens rolle og ansvar efter de gældende regler.

- Vi var enige om, at det var en god beretning, men personligt savner jeg, at man også havde undersøgt de ansattes vilkår i hele forløbet. Der kører jo en massiv udlicitering i staten, og nu håber vi, at staten kan dele og bruge erfaringerne (fra Forsvarsministeriet, red.) fremover, siger statsrevisor Frank Aaen.

Udliciteringen kom på baggrund af beregninger fra eksterne konsulenter, som havde regnet ud, at Forsvarsministeriet kunne spare 123 millioner kroner i 2018 stigende til 186 millioner i 2020 ved at udlicitere, centralisere og skære ned med 232-252 årsværk i FES.

Var ikke forberedt

Statsrevisorerne finder det utilfredsstillende, at Forsvarsministeriet fra start ikke har været tilstrækkeligt forberedt til at kunne styre facility management-kontrakten og på intet tidspunkt i kontraktperioden har haft fuldt overblik over, om de ydelser, som ISS har leveret, levede op til den aftalte mængde og kvalitet samt til de aftalte resultatmål.

Facility management-kontrakten var baseret på en partnerskabsmodel mellem Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse (FES) og servicegiganten ISS. Men partnerskabsmodellen betyder ikke, at FES kan fralægge sig ansvaret og udlicitere selve styringen af kontrakten til ISS, fastslår statsrevisorerne.

’Det er FES’ ansvar at sikre, at formålet med kontrakten opnås, og at forvaltningen sker i overensstemmelse med gældende regler og standarder. Statsrevisorerne finder, at Forsvarsministeriet har haft en utilfredsstillende styring af facility management, siden ISS overtog opgavevaretagelsen i 2018,’ lyder det.

Statsrevisorerne har særligt hæftet sig ved:

• At Forsvarsministeriet kun afsatte 64 arbejdsdage til at implementere facility management-kontrakten med ISS, på trods af, at kontrakten var særdeles kompleks og krævede omfattende tilpasninger af styringen.
• At der gik mere end 1½ år, fra kontrakten var indgået med ISS, til FES fastsatte forretningsgange for styringen, herunder kontrol af serviceleverancer, opfyldelse af resultatmål og opfølgning på økonomien.
• At FES ikke har foretaget en systematisk kontrol med de variable serviceydelser ved varemodtagelse i facility management-kontraktens første 2 år.
• At FES ikke har udført tilstrækkelige sandsynliggørende kontroller af, om de faste serviceydelser er leveret i den aftalte mængde og kvalitet, og ikke har fulgt systematisk op på det omfattende antal fejl og klager. Ved udgangen af kontraktens første år var der fx over 3.300 klager.
• At Forsvarsministeriet især ikke har været i stand til at styre og følge op på grund af mangel på data, registreringer og systemunderstøttelse.
• At målsætningerne om at reducere udgifterne i kontraktperioden ikke er nået, da udgifterne har været stigende over årene.
• At FES ikke har systemunderstøttet indkøbsprocessen, så der blev sikret den foreskrevne funktionsadskillelse, dvs. at der er risiko for, at den samme person kan have bestilt, godkendt og modtaget serviceydelser.

Statsrevisorerne noterer sig, at Rigsrevisionen ikke har haft mandat til at gennemgå ISS’ rolle i partnerskabet. Alligevel giver beretningen et indtryk af, at der har været udfordringer med ISS’ leverancer. Statsrevisorerne finder det relevant, at staten og private leverandører lærer af dette fejlslagne udliciteringsprojekt, og at man bruger den opnåede viden og erfaring ved fremtidige udbud af facility management-kontrakter.  

Forsvarsministeriet har nu 2 måneder til at svare officielt på kritikken. Samtidig fortsætter arbejdet med at overdrage medarbejdere fra ISS og ansætte nye folk til at løfte de mange serviceopgaver.

Formålet med at udlicitere facility management-driften var at spare, men i stedet steg udgifterne så FES’ interne årlige budget blev overskredet mere og mere hvert år. I 2018 oversteg udgifterne det fastlagte budget med ca. 5 procent. I 2019 var overskridelsen ca. 9 procent, og i 2020 blev budgettet overskredet med ca. 20 procent, skriver Rigsrevisionen.