Trods benspænd fra corona: Vi fandt nye løsninger og kom i mål

Heidi Søborg Madsen (t.h.), Rikke Viborg (t.v.) og Anette Knudsen blev kastet i ilden som kernemedarbejderne, der midt under corona endte med at stå for en vanskelig projektopgave i Naturstyrelsen. Foto: Jens Bach

Alt var planlagt i detaljer. To dages undervisning var programsat, og hotelværelser og undervisningsfaciliteter bestilt. Selv aftenunderholdningen var tænkt igennem. Allerede i sensommeren 2020 havde Heidi Søgaard Madsen og Rikke Viborg fra Kystdirektoratet i Lemvig og Anette Knudsen fra Naturstyrelsen i Randbøl tilrettelagt et intensivt undervisningsforløb i ESDH-systemet Public 360° til afvikling fra december måned.

Målgruppen for det todages forløb var cirka 60 såkaldte forandringsagenter fra Naturstyrelsens og Nationalparkernes arbejdspladser landet over. De skulle klædes på til at være superbrugere af det nye system, som skulle tages i brug fra årsskiftet. Efterfølgende var det planen, at Heidi, Rikke og Anette skulle rejse rundt og undervise 400 medarbejdere i de forskellige enheder.

LÆS OGSÅ: Den anden hjemsendelse rammer hårdere end den første

Men en uge inden, at det hele skulle løbe af stablen, kom den anden coronanedlukning, og fysisk fremmøde var dermed udelukket. Så nu skulle der handles hurtigt.

- Vi holdt et hastemøde og talte om, hvad vi skulle gøre. Det nuværende system skulle lukkes ned i første kvartal 2021, og vi skulle gå live med det nye 1. januar, så vi kunne ikke bare udskyde det, fortæller Heidi.

HK'ere på topposter

Forud for dette lå en beslutning om, at Kystdirektoratet og den øvrige del af Naturstyrelsen inklusive Nationalparkerne skulle have et fælles system til elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH).

Kystdirektoratet, der indtil sammenlægningen med Naturstyrelsen i 2017 var en selvstændig enhed under det daværende Miljø- og Fødevareministeriet, brugte systemet Public 360°, mens Naturstyrelsen benyttede Captia, som blev styret via Miljøstyrelsen. 

LÆS OGSÅ: Hjemmearbejdere blev set i sidste øjeblik

Heidi, Rikke og Anette deltog i interviews med forskellige leverandører og efter indstilling til direktionen blev der sat et miniudbud i værk, hvorefter valget faldt på Public 360°. Beslutningen blev truffet, og der blev nedsat en projektgruppe til at stå for implementering af det nye system. Her kom de tre HK'ere også med, og det blev besluttet, at de tre skulle stå for at undervise først forandringsagenterne og siden alle styrelsens øvrige medarbejdere.

Det blev Rikke, der sammen med en anden kollega blev udpeget som projektleder i gruppen og bindeled til styregruppen. En post, som i mange andre virksomheder højst sandsynligt ville være gået til en AC'er frem for en HK'er.

- I første omgang takkede jeg nej, men jeg endte alligevel med at sige ja til posten, fortæller hun med et smil.

Stolte over at være udvalgt

Anette, der har base på hovedkontoret i Randbøl, fortæller, at hun kom med på grund af sin lange erfaring som ESDH-superbruger og testperson. Og nok også, fordi hun er kendt for ikke at give op så let, når hun møder udfordringer.

- Jeg har fået at vide, at når jeg støder på et problem, så bider jeg mig fast og bliver ved, indtil jeg har fundet en løsning, fortæller hun.

Anette Knudsen fra Naturstyrelsen i Randbøl var en af de tre udvalgte HK'ere. Foto: Jonas Ahlstrøm

Heidi fik titlen som uddannelsesansvarlig, men hun understreger, at de tre har været et godt team, og at Rikke og Anette bidrager på helt samme vilkår i uddannelsesprocessen.

Ikke alene blev Rikke projektleder i implementeringsgruppen, men også i en anden gruppe, der i samme ombæring skulle arbejde med at digitalisere de administrative arbejdsgange, hvor det ville være hensigtsmæssigt. En gruppe, Heidi også er med i.

- Jeg er stolt over, at vi som HK'ere kan være med på sådan nogle topposter, siger Rikke, og Heidi supplerer:

- Med det viser ledelsen, at den anerkender og tror på vores kompetencer. Og hvis vi har brug for at få dem udviklet, så er man også parat til at gøre dét.

LÆS OGSÅ: Universiteterne uddannede lige så mange trods nedlukning

At det er kompetencer og ikke uddannelsesbaggrund, som afgør, hvilke projekter man udpeges til, bekræfter områdechef i Kystzoneforvaltning Hans Erik Cutoi-Toft.

- De tre er erfarne brugere af systemerne, de har stor erfaring i sidemandsoplæring, og de er i stand til at formidle stoffet. Derfor var det oplagt, at det var dem, vi valgte til at løse opgaven, siger han.

Skype-undervisning var nyt

De 80-90 medarbejdere i Kystdirektoratet, som var vant til Public 360°, kunne ikke bare køre videre med det velkendte system. For med implementeringen af det nye ville der komme tilpasninger og funktioner, som de skulle oplæres i.

Dertil kom de cirka 400 medarbejdere på Naturstyrelsens hovedkontor i Randbøl og i de 16 enheder fordelt i hele Danmark, for hvem det ville være et helt nyt system, de snart skulle på kursus i hos Heidi, Rikke og Anette.   

Men så kom jo nedlukningen.

På det lynindkaldte møde måtte de tre finde en vej til at gennemføre forløbet alligevel.

- Vi blev enige om, at den eneste løsning var at afbestille hotelværelserne, lave programmet om og gennemføre undervisningen virtuelt, fortæller Heidi.

LÆS OGSÅ: Sådan har Pernille med succes motiveret kollegerne til at uddanne sig

Det blev fastholdt, at Kystdirektoratet skulle gå live med det nye system 1. januar 2021, mens det for resten af Naturstyrelsen blev skubbet til 1. februar. Inden da skulle de tre nå at undervise alle 400 medarbejdere, så de var klar til at tage systemet i brug, inden det gamle lukkede ned.

Hverken Heidi, Rikke eller Anette havde erfaring med at undervise virtuelt. Godt nok havde de holdt Skype-møder ind i mellem, men ikke mere end det.

- Det, der bekymrede os mest, var om vi kunne nå ud til vores kolleger på samme måde, som hvis vi stod der fysisk og kunne kigge med på deres skærme. Kunne vi være sikre på, at de havde forstået, hvad vi sagde, og at de ville blive i stand til at bruge systemet? Det spurgte vi os selv om, fortæller Heidi.

I mål på rekordtid

Aftalen i december, som forandringsagenterne allerede havde i kalenderen, blev fastholdt, men forkortet til en tretimers introduktion til Public 360° over Skype. Næste undervisningsgang var i januar og denne gang i seks timer.   

- Det var meget intensivt. Alle sagde, at det var længe at sidde og kigge på en skærm. Men ud fra omstændighederne var det den eneste løsning, vi kunne komme på, hvis vi skulle nå at undervise alle 400 medarbejdere, fortæller Rikke.

Sådan fortsatte de undervisningen enhed efter enhed og er nu i gang med emneinddelt undervisning, som medarbejderne kan melde sig til efter behov. Som supplement har de fået skriftlige manualer og små instruktionsvideoer, som de tre har skræddersyet til arbejdspladsens behov.

Selve implementeringsprocessen er i mål og har ifølge Hans Erik Cutoi-Toft taget omkring fem måneder, hvilket er meget hurtigt. Og områdechefen er overordentlig godt tilfreds med hele forløbet.

- Det er lykkedes over al forventning at gennemføre projektet inklusive undervisningen på trods af de svære odds, vi var oppe imod. Vi har også kun fået positive tilbagemeldinger fra deltagerne, siger han.       

Nu venter den egentlige evaluering og de efterfølgende tilpasninger og fejlrettelser. Det forventes at stå på i hvert fald frem til sommerferien.

»Coronaen har ikke forlænget processen, men den har gjort, at vi skal tænke nyt. Den forsøgte at spænde ben for os, men vi fandt nye løsninger,« siger Heidi Søgaard Madsen.